El present document resulta d'aplicació, de forma independent, a tots/es els/les empleats/des de PIB Group Iberia Corredoria d'Assegurances i Reassegurances S.A.U, d'ara endavant, indistintament, “PIB Group Iberia” o “la Companyia”, la qual cosa a aquests efectes inclou, a títol enunciatiu, però no limitatiu: els/les empleats/des fixos/es i temporals -a jornada completa o parcial-; treballadors/es en períodes de formació i aprenentatge; voluntaris/es; becaris/es; directius/es i la resta de col·laboradors/es amb relació laboral o mercantil. D'ara endavant, i als únics efectes del present document, “empleats/des”.
Els valors ètics són els principis essencials i perdurables d'una organització. Són aquells valors irrenunciables i fonamentals que han de guiar totes les nostres accions i comportaments, i que formen la identitat de l'organització.
La Direcció de la Companyia considera que la Integritat Corporativa, entesa com l'observació sistemàtica d'estrictes estàndards de comportament ètic a l'empresa, constitueix una font de creació de valor estable i un requisit indispensable per preservar la confiança de la societat en qualsevol institució, protegint la reputació de l'empresa en tots els seus àmbits.
En aquest sentit, el Codi Ètic de la Companyia representa una guia d'actuació i comportament de compliment obligat, que desenvolupa els principis ètics bàsics perquè l'actuació que es dugui a terme en execució d'activitats professionals compleixi amb els principis de legalitat, integritat i transparència.
Aquest Codi d'Ètica i de Conducta ha estat adaptat als nous requisits legals i en particular a la Llei Orgànica 5/2010, de 22 de juny, mitjançant la qual es reforma l'anterior Codi Penal d'Espanya. A més, s'han tingut presents tractats internacionals sobre drets humans, prevenció de blanqueig de capitals i finançament del terrorisme, anticorrupció i sostenibilitat.
Tot plegat, amb l'objectiu de continuar enfortint la conscienciació de tots i cadascun dels professionals que formem part de PIB Group Iberia, en relació amb el deure del fidel compliment de les lleis vigents i de les normes i principis ètics de la nostra societat.
El present Codi Ètic i de Conducta ha estat aprovat pel Consell d'Administració de la Companyia i el seu compliment és exigible tant a l'àrea de Direcció com a tots/es els/les empleats/es que conformen la Companyia. Tots/es estan obligats/des a respectar els principis aquí recollits i a complir els procediments interns per al millor funcionament de la Companyia. D'ara endavant el Codi es referirà a tots/es ells/elles, indistintament, com a empleats/es amb independència de la posició que ocupin o del lloc en què exerceixin la seva activitat.
Encara que, com és lògic, la responsabilitat augmenta a mesura que augmenta el nivell jeràrquic, el respecte i seguiment dels principis i normes establerts en aquest Codi són, sempre i sense excepció, d'obligat compliment per a totes les empleades i empleats de PIB Group Iberia.
L'incompliment d'aquest pot tenir greus conseqüències per a l'empresa, com ara sancions, danys a la reputació, pèrdua de clients i de la confiança del mercat, etc.
Les faltes greus al present Codi podrien donar lloc a mesures disciplinàries, que poden desembocar en acomiadaments i/o en accions legals.
El contingut del Codi prevaldrà sobre el d'aquelles normes internes que poguessin contradir-lo, tret que aquestes estableixin requisits de conducta més exigents.
L'aplicació del contingut del Codi, en cap cas, podrà donar lloc a la vulneració de les disposicions legals aplicables.
Si s'aprecia aquesta circumstància, els continguts del Codi s'hauran d'ajustar al que preveuen aquestes disposicions legals.
Aquest Codi de Conducta no pretén ser un manual exhaustiu que cobre totes i cadascuna de les possibles casuístiques o situacions en què pogués veure's involucrat un empleat/a de PIB Group Iberia. Es tracta d'una guia d'actuació i comportament, l'objectiu fonamental de la qual és ajudar a prendre decisions basant-se en els principis i normes aquí expressats.
La principal responsabilitat de la direcció de la Companyia és vetllar per la sostenibilitat de l'entitat. Per a això, el primer nivell de direcció de la Companyia i tot el seu equip directiu, seran model de referència en el seu comportament i en el compliment del Codi, i posaran tots els mitjans al seu abast per difondre els valors i principis de la Companyia, fent complir sense excepció les pautes de conducta contingudes en el mateix.
Qualsevol dubte que pugui sorgir en relació amb la interpretació del present Codi de Conducta, així com en l'aplicació pràctica del mateix, s'haurà de consultar al superior jeràrquic immediat o bé al Chief Compliance Officer (CCO) que és el responsable de fer el seguiment i control de l'adequada aplicació del mateix.
Tots/es els/les empleats/es de PIB Group Iberia tenen el deure i l'obligació de complir amb els valors i principis ètics d'aquest Codi Ètic i de Conducta, així com amb totes les normes que se'n derivin.
El Codi es posarà a disposició del personal perquè puguin conèixer-lo i plantejar els dubtes que la seva interpretació els pogués suscitar.
Aquest Codi no pot abastar totes les situacions possibles, per la qual cosa cal fer ús del bon criteri i la diligència deguda per diferenciar les conductes professionals i correctes que requereix cada situació.
PIB Group Iberia vetllarà per la no aplicació de cap tipus de càstig o represàlia sobre cap col·laborador que, actuant amb integritat, lleialtat i de bona fe, hagi denunciat davant del CCO qualsevol comportament contrari als valors i principis.
Tots els objectius de negoci i les accions que es persegueixin han de ser coherents amb els valors fonamentals de l'empresa.
En la seva qualitat de fonaments dels Principis Ètics, els valors bàsics fomenten la confiança entre tots els grups d'interès, per ajudar a complir o fins i tot sobrepassar les expectatives.
El comportament empresarial i professional dels qui integren la Companyia, per tant, s'ha d'atenir als principis següents que resulten claus en la cultura d'aquesta.
En concret, i per la regulació especial del sector en què es desenvolupa l'activitat, s'haurà de complir de manera exhaustiva el Reial Decret-llei 3/2020, de 4 de febrer, de mesures urgents pel qual s'incorporen a l'ordenament jurídic espanyol diverses directives de la Unió Europea en l'àmbit de la contractació pública en determinats sectors; d'assegurances privades; de plans i fons de pensions; de l'àmbit tributari i de litigis fiscals.
Les activitats empresarials i professionals de la Companyia i els seus empleats/des i col·laboradors/es es basen en el valor de la integritat i es desenvolupen d'acord amb els principis d'honestedat, evitació de tota forma de corrupció i respecte a les circumstàncies i necessitats particulars de tots/es els/les subjectes implicats en elles. Tractem totes les persones de manera justa i honesta. Complim totes les lleis aplicables, regulacions i polítiques internes.
Pel que fa a la nostra activitat específica, no es permet ocultar informació a un client o clienta, o possible client o clienta, sobre els productes que se li ofereixen o que ha contractat.
Els/Les professionals que integrem PIB Group Iberia, estem subjectes a obligacions i a deures dins del nostre compromís professional. Les nostres accions i la manera com actuem incideixen de forma directa en la reputació de la Companyia en els mercats i en la societat. Un comportament inadequat o el trencament de la llei per part de qualsevol dels nostres col·laboradors/es, pot produir un dany considerable o fins i tot irreparable a la imatge i reputació de la nostra organització. És responsabilitat de tots i cadascun de nosaltres mantenir un comportament adequat per promoure la bona imatge i reputació de la Companyia en totes les comunitats i països en què és present.
La Companyia promou el desenvolupament professional i personal de tots els seus empleats/des i col·laboradors/es, assegurant la igualtat d'oportunitats a través de les seves polítiques d'actuació.
No es permet cap tipus de discriminació en l'àmbit laboral o professional per motius d'edat, raça, sexe, religió, opinió política, origen social, orientació sexual o discapacitat.
La Companyia recolza, i es compromet a seguir implantant i desenvolupant, aquelles polítiques que s'encaminin a la integració laboral i a la promoció d'oportunitats d'ocupació de les persones amb discapacitat.
La Companyia es compromet a establir una política efectiva d'igualtat d'oportunitats perquè els seus empleats/des desenvolupin la seva activitat professional sobre la base del principi de mèrit. Les decisions de promoció estaran basades en circumstàncies i valoracions de caràcter objectiu.
De la mateixa manera la Companyia es compromet a mantenir una política d'inversió per a l'aprenentatge i la formació personal i professional dels seus empleats/es i col·laboradors/es.
Els empleats i empleades respectaran i fomentaran la política d'igualtat d'oportunitats en el seu àmbit professional, es comprometrán amb la seva formació personal i contínua, i donaran suport a l'aprenentatge personal i professional dels seus companys i companyes.
Amb caràcter general, els processos de selecció de la Companyia seran oberts, perquè hi puguin accedir el major nombre de persones amb la qualificació adequada per cobrir el lloc de treball ofertat, i es desenvoluparan d'acord amb mètodes objectius de valoració que prenguin en consideració, conforme a mèrits acreditats i sempre sota el principi d'igualtat d'oportunitats, la qualificació professional i la capacitat dels candidats/es.
Les noves ofertes es publicaran prèviament de manera interna, per garantir que puguin postular els empleats/es de la Companyia en igualtat de condicions.
Les persones de qui depengui, directament o indirectament, la selecció i/o contractació de personal, guiaran les seves decisions i actuacions sense admetre la influència de factors que poguessin alterar l'objectivitat del seu judici, conforme als criteris establerts en els procediments de selecció i contractació de la Companyia.
Els empleats i empleades de la Companyia participaran en la definició dels seus objectius i tindran coneixement de les avaluacions que se'ls facin.
La Companyia garanteix als seus empleats/des un entorn lliure de riscos contra la salut en totes les seves instal·lacions. Aquest objectiu s'atén mitjançant l'adopció de normes i procediments inspirats en les millors pràctiques internacionals en matèria de salut laboral i prevenció de riscos laborals, adaptats als requeriments legals que, en cada cas, resultin d'aplicació.
Tots els empleats/es són responsables d'observar un compliment rigorós de les normes de salut i seguretat, aplicant les corresponents normes i recomanacions, amb l'objectiu de minimitzar i prevenir els riscos laborals.
La Companyia considera que tant l'objectiu de preservar un clima laboral saludable com el d'assolir ambients professionals d'alta productivitat és incompatible amb el consum de substàncies psicotròpiques il·legals o l'abús de l'alcohol. L'exercici de funcions laborals sota els seus efectes serà sancionat d'acord amb les normes aplicables (entre d'altres, les incloses en el conveni col·lectiu d'aplicació).
La Companyia informarà puntualment i periòdicament els seus empleats/es sobre les línies mestres del seu Pla estratègic i sobre la marxa de la Companyia.
Tots els/les empleats/es de la Companyia han d'actuar amb un esperit de col·laboració, posant a disposició de les altres unitats i persones que integren la Companyia, els coneixements o recursos que puguin facilitar la consecució dels objectius i interessos de la Companyia.
Els/les empleats/des han de treballar de forma eficient i responsable durant la jornada laboral, rendibilitzant el temps i els recursos que l'empresa posa a la seva disposició, i tractant d'aportar el màxim valor en tots els processos en què participen.
El personal de la Companyia està obligat a respectar la intimitat personal i familiar de totes les persones, tant dels/de les empleats/des de l'entitat com de qualssevol altres persones a les dades de les quals tingui accés derivat de l'activitat professional.
La utilització de les dades ha de seguir els canals generals establerts, atenent als principis generals d'ús i compliment dels procediments interns.
El compliment dels procediments i manuals que es desenvolupin en atenció a la normativa de protecció de dades és obligatori per al personal de la Companyia afectat per la mateixa.
La Companyia es compromet a sol·licitar i utilitzar exclusivament aquelles dades dels/de les empleats/des i col·laboradors/es, que fossin necessàries o la constància de les quals fos exigida per la normativa aplicable.
La Companyia prendrà totes les mesures per preservar la confidencialitat de les dades de caràcter personal de què disposi.
Els/les empleats/des que, per motiu del desenvolupament de la seva activitat professional, tinguin accés a informació d'altres empleats/des o col·laboradors/res respectaran i promouran la confidencialitat d'aquesta informació i en faran un ús responsable i professional.
La Companyia respecta les comunicacions personals de les seves empleades i professionals a través d'Internet i altres mitjans de comunicació d'acord amb la normativa interna relativa a l'ús de mitjans informàtics propietat de la Companyia, no obstant això, els/les empleats/des es comprometen a fer un ús responsable dels mitjans de comunicació, i, en general, de qualsevol altre mitjà que es posi a la seva disposició.
En reconeixement de la importància de mantenir un equilibri saludable entre les responsabilitats personals i professionals dels nostres empleats/es, la Companyia valora profundament els beneficis que aquest equilibri comporta, tant per al benestar individual dels/les treballadors/es com per a l'èxit i la sostenibilitat de l'organització en el seu conjunt. Per tant, la Companyia es compromet a fomentar mesures que facilitin la conciliació entre la vida laboral i personal dels nostres empleats/es.
A més, es promou una cultura organitzacional que reconegui i celebri la importància de la conciliació entre la vida laboral i personal, fomentant una mentalitat de respecte mutu i suport entre col·legues. En fer-ho, s'aspira a cultivar un entorn de treball on els/les empleats/des se sentin valorats/des, motivats/des i capaços d'assolir un equilibri satisfactori entre les seves responsabilitats professionals i personals.
El comportament del personal de la Companyia estarà presidit pel respecte als/a les altres treballadors/es i a tercers/es, sense que es trobi permès o emparat, de cap manera, la falta de respecte o l'actitud hostil envers un tercer en l'àmbit de la relació professional.
En cap cas les relacions laborals, professionals o contractuals establertes pels/les empleats/des de la Companyia entre si, o amb altres persones, poden ser utilitzades per propiciar situacions d'assetjament o intimidació o qualsevol altra que atempti contra la seva dignitat personal o suposi la seva discriminació.
Es rebutja qualsevol manifestació de violència, assetjament, abús d'autoritat i qualsevol altre comportament que generi intimidació o menyspreu cap a les persones.
La dignitat de les persones, així com l'absència de discriminació personal i professional, es configuren com dos principis fonamentals que han de regir el comportament de tot el personal de la Companyia.
La Companyia posa a disposició dels seus empleats i empleades els recursos necessaris per a l'exercici de la seva activitat professional i es compromet a facilitar els mitjans necessaris per a la protecció i salvaguarda d'aquests.
Els empleats no utilitzaran aquests recursos per a usos personals o extraprofessionals o per a l'exercici d'activitats que no estiguin directament relacionades amb l'interès de l'Entitat, i es responsabilitzaran així mateix de la protecció dels que li fossin confiats en relació amb la seva feina, observant en la seva custòdia el màxim cura.
Tots els empleats han d'utilitzar els recursos de la Companyia de forma responsable, eficient i apropiada en l'entorn de la seva activitat professional. Així mateix, evitaran qualsevol actuació, en especial activitats i despeses supèrflues, que perjudiquin l'Entitat.
La Companyia limita la possibilitat d'adquisició de béns pertanyents al seu patrimoni empresarial per part dels empleats/des, aquells casos en què la transacció sigui conseqüència d'un procés d'oferta transparent, de caràcter no limitat i en el qual s'apliquen criteris d'adjudicació objectius.
La Companyia és titular de la propietat i dels drets d'ús i explotació dels programes i sistemes informàtics, equips, productes, manuals, projectes, estudis, informes i altres obres i drets creats, desenvolupats, perfeccionats o utilitzats pels seus empleats/des, en el marc de la seva activitat laboral.
Els i les professionals respectaran el principi de confidencialitat pel que fa a les característiques dels drets, llicències, dades, programes, sistemes i coneixements tecnològics, en general, que siguin propietat de la Companyia o que corresponguin els seus drets d'explotació o d'ús. En cap cas faran ús d'aquests en profit propi, llevat que sigui per a la seva feina, ni els cediran, amb o sense contraprestació, a tercers, fins i tot havent acabat la seva relació laboral.
Els empleats no explotaran, reproduiran, replicaran ni cediran els sistemes i aplicacions informàtiques de la Companyia per a finalitats alienes a la mateixa. Així mateix, els empleats no instal·laran ni utilitzaran en els equips informàtics facilitats per l'Entitat programes o aplicacions que la utilització sigui il·legal o que puguin perjudicar o danyar els sistemes o perjudicar la imatge o els interessos de la Companyia, dels clients o de terceres persones.
Quan els/les empleats/es detectin un problema o tinguin alguna preocupació/inquietud en relació amb un determinat assumpte, l'hauran de plantejar internament a través dels responsables de Departament, de Recursos Humans, o al Comitè de Direcció de la Companyia.
Els professionals, a més de plantejar els seus dubtes o presentar denúncies a través dels canals habituals, també disposen d'un canal de denúncia confidencial que la Companyia posa a la seva disposició. Les denúncies que siguin presentades per aquest mitjà seran rebudes pel Director/a de l'Àrea Jurídica i de Compliment Normatiu.
La Companyia no tolerarà cap tipus de represàlia contra aquells/es empleats/es que plantegin preocupacions i denúncies de conductes il·lícites, de bona fe. Els/les empleats/es que promoguin la denúncia i informació gaudiran de total confidencialitat.
Els/les empleats/des no podran desenvolupar activitats externes, remunerades o no, que poguessin perjudicar o entrar en col·lisió amb els interessos o la imatge de la Companyia, per això hauran d'evitar aquelles situacions que poguessin donar lloc a un conflicte entre els interessos personals i els de la Companyia, i s'abstindran, per tant, de representar l'Entitat o intervenir o influir en la presa de decisions en qualsevol situació en la qual directament o indirectament ell mateix o un parent tingués interès personal. D'aquesta manera hauran d'actuar sempre en el compliment de les seves responsabilitats amb absoluta lleialtat.
No obstant això, es reconeix i es respecta la intervenció dels empleats en activitats professionals i empresarials diferents de les que desenvolupen a la Companyia, sempre que siguin legals i no entrin en col·lisió amb les responsabilitats que tenen com a empleats. Per tant, s'entendran compreses com a activitats permeses les següents:
Totes aquestes activitats no podran limitar la disponibilitat o flexibilitat horària requerida a determinades funcions a la Companyia, ni suposar una minva a l'eficiència en l'acompliment d'aquestes.
Les situacions susceptibles de ser considerades com a conflicte d'interessos i no definides anteriorment hauran de ser comunicades per a la seva oportuna valoració al Director/a de l'Àrea Jurídica i de Compliment Normatiu.
Cap empleat/ada podrà concedir, aprovar o exercir influència perquè s'aprovin finançaments o negocis entre la Companyia, clients/es o proveïdors/es amb els quals es trobi vinculat personal o familiarment, ni representar la Companyia en transaccions o operacions en què els seus interessos personals o familiars puguin col·lidir amb els interessos de la Companyia.
Des de PIB Group Iberia, defensem l'honestedat del comerç i la transparència dels mercats mitjançant la competència justa, rebutjant qualsevol pràctica corrupta. Competim basant-nos en la qualitat i la innovació dels nostres productes i serveis; mai oferint a tercers/es -clients/es, proveïdors/es, consultors/es, competidors/es o autoritats- beneficis o avantatges que siguin inapropiats i l'objectiu dels quals sigui l'obtenció d'una posició avantatjosa o improcedent en una transacció comercial o en el mercat, en general. Els actius de PIB Group Iberia no poden utilitzar-se per intentar influir en la voluntat del receptor dels mateixos.
En conseqüència, PIB Group Iberia, prohibeix a tots els seus col·laboradors/es oferir, prometre, garantir, lliurar o autoritzar el lliurament de suborns, ja sigui mitjançant el lliurament de diners o de qualsevol altre tipus de benefici, avantatge o favor, de forma directa o indirecta -mitjançant consultors/es, agents, socis o intermediaris en general- a clients/es, proveïdors/es, socis/es comercials, funcionaris/es públics/es o qualsevol altra persona o entitat amb la qual PIB Group Iberia mantingui o pugui mantenir relacions de qualsevol tipus.
Igualment, queda totalment prohibit a tots els/les empleats/des de PIB Group Iberia exigir, sol·licitar, acceptar, obtenir o rebre suborns o promeses en forma de diners o un altre tipus de benefici, avantatge o favor de qualsevol persona o entitat, que poguessin influir d'alguna manera en la seva objectivitat i imparcialitat o influir en les seves decisions professionals. No obstant això, això no s'aplicarà quan es tracti de regals o obsequis ocasionals el valor dels quals sigui simbòlic, així com àpats o esdeveniments als quals el col·laborador estigui convidat en el marc del normal desenvolupament d'una relació comercial, que siguin habituals amb els costums locals i que tinguin un valor raonable. A aquests efectes, són regals o obsequis permesos els que compleixin amb les següents condicions:
Qualsevol benefici, avantatge, regal o obsequi, o qualsevol altre tipus d'atenció ofert o rebut pels/les empleats/es de la Companyia, que no compleixi amb les condicions exposades anteriorment, ha de ser rebutjada o tornada i, en el cas d'existir indicis clars que es tracti d'un suborn, haurà de ser denunciat davant del CCO.
Addicionalment, en els casos en què PIB Group Iberia treballi amb consultors, agents, intermediaris o socis comercials, cal que aquests coneguin els valors i principis ètics de la Companyia en relació amb les pràctiques anticorrupció, així com les normes, i s'hi sotmetin. A més, és responsabilitat de qui sigui l'encarregat de signar contractes de col·laboració, avaluar prèviament no només la idoneïtat professional d'aquests tercers, sinó també la seva reputació. En aquest sentit, s'haurà de preveure la inclusió de clàusules específiques i apropiades en els esmentats contractes, amb l'objectiu de protegir PIB Group Iberia.
En línia amb els nostres valors fonamentals de justícia i igualtat laboral, la Companyia es compromet a respectar plenament la llibertat d'associació i la negociació col·lectiva dels seus treballadors i treballadores. Reconeixem el dret dels empleats i empleades a associar-se lliurement i a participar en activitats sindicals en l'exercici dels seus drets laborals.
PIB Group Iberia es compromet a mantenir una actitud oberta i col·laborativa envers la representació dels treballadors i les treballadores, reconeixent la seva importància com a part integral de l'entorn laboral. Valorem el diàleg constructiu i la negociació de bona fe com a eines fonamentals per abordar les preocupacions i necessitats dels nostres empleats i empleades.
A més, ens comprometem a fomentar un ambient de treball inclusiu i respectuós, on totes les veus siguin escoltades i tingudes en consideració en la presa de decisions que afectin els/les empleats/des. Això implica establir canals efectius de comunicació i consulta amb els representants sindicals, així com garantir la transparència en els nostres processos i polítiques laborals.
En mantenir aquesta postura col·laborativa, aspirem a promoure relacions laborals harmonioses i constructives, basades en el respecte mutu i la recerca de solucions conjuntes per al benefici de tota la nostra comunitat laboral.
Els/les empleats/es de la Companyia en l'exercici de les competències i activitats que tinguin atribuïdes mantindran una conducta personal, comercial i professional íntegra, amb respecte a les lleis mercantils o altres que regulin l'activitat econòmica i la vida dels negocis, així com a les bones pràctiques del sector assegurador.
A aquests efectes, i tenint en compte que la normativa aplicable al sector de la mediació d'assegurances –així com la relativa a blanqueig de capitals i finançament del terrorisme–, obliga les corredories a acreditar el compliment dels seus empleats/ades i directius/ves d'aquest requisit, tots/es els/les empleats/ades de la Companyia es comprometen a absentar-se d'antecedents penals per la comissió de delictes relatius al patrimoni, a l'ordre socioeconòmic, a l'exercici d'activitats financeres, contra la Hisenda Pública, Seguretat Social, i l'Administració Pública; i a no haver estat sancionats/ades administrativament en matèria asseguradora, bancària, mercat de valors, Hisenda Pública, de Seguretat Social, competència deslleial o abús de mercat, moviment de capitals, transaccions econòmiques amb l'exterior, blanqueig de capitals i finançament del terrorisme i protecció de consumidors i usuaris, per haver incorregut en infraccions tipificades com a molt greus o greus.
La Companyia i els seus empleats/des basaran les seves relacions amb els seus clients/es, proveïdors/es, competidors/es i socis/es, així com amb altres agents del mercat en els principis d'integritat, professionalitat i transparència, en els valors ètics continguts en el Codi i en les següents pautes d'actuació:
La Companyia considera els clients i clientes com el centre de la seva activitat, amb l'objectiu d'establir relacions duradores amb ells basades en l'aportació recíproca de valor i en la mútua confiança.
La Companyia aporta valor mitjançant l'assessorament professionalitzat i la innovació en la configuració i prestació eficient de productes d'assegurances i serveis adaptats a les necessitats que, en cada moment, percep dels seus clients.
Els principis que han de regir i estar sempre presents en la nostra relació amb els clients/es són:
La Companyia es compromet de manera inquebrantable amb l'excel·lència en la qualitat dels seus productes o serveis, així com amb la millora contínua dels seus processos organitzatius per garantir una atenció i servei òptims als seus clients/es.
Amb la finalitat de complir aquest compromís, la Companyia dedicarà tots els recursos necessaris per assolir l'excel·lència en tots els aspectes de la seva operació. Això implica una revisió constant dels nostres processos i procediments, així com la implementació de mesures adequades per garantir que la nostra política de qualitat s'integri i es practiqui en tots els nivells de l'organització.
En aquest context, és imperatiu que tots els empleats i col·laboradors s'adhereixin a aquests principis de qualitat. S'espera que qualsevol preocupació, error o omissió que pugui afectar negativament l'experiència del client sigui comunicada immediatament als superiors jeràrquics pertinents. A més, s'establirà un canal designat per reportar qualsevol reclamació legal real o potencial, així com qualsevol error, omissió o queixa rebuda. L'objectiu és abordar aquestes qüestions de manera ràpida i efectiva, assegurant una resolució satisfactòria per a totes les parts involucrades i preservant la reputació i la integritat de la Companyia.
La Companyia considera que un dels elements principals en què es sustenta la confiança dels seus clients/as constitueix l'apropiada salvaguarda de la seva informació i l'efectiva limitació del seu ús conforme al previst en les disposicions legals que, en cada cas, resultin d'aplicació.
Les dades no públiques en poder de la Companyia sobre clients/es, proveïdors/es, empleat/da o tercers/es tenen caràcter confidencial i han de ser tractades complint els acords contractuals de confidencialitat als quals es trobin sotmeses, i en tot cas, d'acord amb la normativa de protecció de dades vigent en allò que li fos aplicable.
El personal que gestioni dades d'aquest tipus té la responsabilitat d'atorgar-los la custòdia i l'ús apropiat.
La informació, no pública, de la qual la Companyia disposa sobre els seus clients i les seves operacions, té caràcter confidencial. La Companyia ha adoptat normes i procediments per a:
Els/les empleats/des, que per raó del seu càrrec o de la seva activitat professional, disposin o tinguin accés a informació de clients/es, són responsables de la seva custòdia i ús apropiat.
La informació i documentació de la Companyia que no sigui pública, es considera un actiu fonamental, sense que estigui permesa la seva apropiació per part del personal d'aquesta.
El deure de confidencialitat en qui hagi tingut accés a dades personals i/o informació confidencial, subsistirà fins i tot quan la relació laboral hagi finalitzat.
La Companyia adquireix el compromís de facilitar als seus clients/es informació oportuna, precisa i comprensible sobre les seves operacions, així com informació clara i veraç sobre:
Els empleats han de respectar el principi de transparència i estan obligats a vetllar perquè cap actuació seva pugui ser susceptible d'interpretar-se com un engany en perjudici de clients, proveïdors o tercers, informant a qui estigui interessat a contractar una assegurança de les condicions, cobertura i altres aspectes del contracte que, al seu judici, convé subscriure.
El personal de la Companyia s'ha d'abstenir de concertar contractes en nom de clients/es si prèviament no ha rebut el mandat i el consentiment d'aquests.
Qualsevol reclamació d'un client/a, una asseguradora o d'un tercer/a s'haurà de tramitar d'acord amb el procediment intern, documentar i contestar en mode i forma adequada per la persona o òrgan designat a aquest efecte. L'objectiu d'aquestes directrius és poder demostrar que anteposem els interessos dels/les clients/es als nostres i actuem amb total professionalitat.
Aquest compromís requereix una especial diligència en l'actuació professional de totes les persones amb responsabilitat en el manteniment dels processos i sistemes d'informació per a la clientela, en l'atenció personal de les seves sol·licituds d'informació i en la resolució de les seves reclamacions.
El personal que gestioni la presentació d'ofertes en licitacions, públiques o privades, s'haurà d'abstenir de qualsevol tipus de conducta que pogués ser entesa com una concertació de preus, ja sigui amb el propi licitador o amb els tercers participants.
La Companyia aplica criteris establerts corporativament que regulen l'adquisició de béns i serveis, així com la selecció de col·laboradors/es externs de manera que aquestes es realitzin d'acord amb els principis següents:
Els processos de selecció de col·laboradors/es externs, proveïdors i subministradors s'adequaran a criteris d'objectivitat, imparcialitat i s'evitarà qualsevol conflicte d'interessos o favoritismes en la selecció d'aquests.
La Companyia promourà, sempre que sigui possible, la concurrència d'una pluralitat de col·laboradors/es i proveïdors de béns i serveis les característiques i condicions ofertes s'ajustin, en cada moment, a les necessitats i requisits de la Companyia.
Tots els empleats/des que participin en processos de selecció de proveïdors/es i col·laboradors/es externs, tenen l'obligació d'actuar amb imparcialitat i objectivitat, aplicant criteris de qualitat i cost, evitant la col·lisió dels seus interessos personals amb els de l'Entitat.
Els preus, honoraris i les informacions presentades pels col·laboradors/es, proveïdors/es i subministradors/es en un procés de selecció seran tractats confidencialment i no es revelaran a tercers/es, llevat de consentiment dels interessats/es i llevat dels casos d'obligació legal, o compliment de resolucions judicials o administratives.
No obstant això, l'anterior, quan en algun procés de negociació fos necessari, només es donarien a conèixer a tots els licitadors els preus de referència sense identificació de les empreses titulars proveedores.
Els empleats que, per la seva activitat, accedeixin a dades relatives a proveïdors i subministradors, hauran de mantenir la confidencialitat d'aquestes dades i donar compliment al que estableix la legislació sobre protecció de dades de caràcter personal, en la mesura que resulti aplicable.
La Companyia es compromet a competir lleialment als mercats en els quals és present, fomentant la lliure competència i complint amb les disposicions legals en vigor, cosa que redundarà en benefici dels consumidors i en l'eficiència i competitivitat de les empreses.
Les relacions amb les empreses competidores hauran de ser lleials i han d'estar presidides pel principi de respecte envers l'activitat empresarial del tercer. El personal de la Companyia està obligat a vetllar perquè es mantingui la confidencialitat de qualsevol classe d'informació reservada o sensible d'altres empreses, a les quals hagi tingut accés de forma lícita i en el marc de negociacions o relacions empresarials.
L'obtenció d'informació d'altres competidors o de qualsevol tercer només es podrà fer per les vies estrictament legals, no podent fer ús d'informació privilegiada.
Els/Les empleats/des s'abstindran de realitzar o promoure qualsevol actuació que pugui resultar contrària a la regulació en aquesta matèria. Qualsevol actuació que plantegi algun tipus de dubte a aquest respecte haurà de ser consultada amb el Comitè de Direcció abans de ser duta a terme.
Cap treballador que s'incorpori a la Companyia podrà utilitzar documentació confidencial o secreta que hagi pogut obtenir dels seus anteriors llocs de treball. Queda expressament prohibit aquest ús il·lícit de documentació aliena a la Companyia.
Els deures de confidencialitat del personal de la Companyia subsistiran indefinidament, encara que la relació laboral hagi finalitzat. Els/les empleats/des no podran emportar-se cap tipus d'informació o documentació de la Companyia, inclosa la que es trobi en suport informàtic, ni aportar o utilitzar dita informació en interès d'una altra companyia.
El personal que gestioni la presentació d'ofertes en licitacions, públiques o privades, haurà d'abstenir-se de qualsevol tipus de conducta que pogués ser entesa com una concertació de preus, ja sigui amb el propi licitador o amb els tercers participants.
En virtut de les nostres polítiques internes i en estricta observança de les lleis vigents, volem emfatitzar que la realització de qualsevol tipus de donació als partits polítics, així com a les seves fundacions o federacions, en nom de la nostra Companyia, està estrictament prohibida. Aquest mandat inclou també la utilització dels fons corporatius per finançar qualsevol partit polític, fins i tot de manera indirecta.
Creiem fermament en la importància de mantenir la imparcialitat i la transparència en les nostres operacions, i, per tant, revalidem el nostre compromís amb la neutralitat política i el compliment rigorós de les normatives establertes per garantir la integritat i l'ètica en totes les nostres activitats empresarials.»
Les relacions amb les autoritats, els Organismes reguladors i les Administracions se sotmetran als principis de cooperació i transparència.
Amb la finalitat de poder determinar l'existència d'incompatibilitats, s'informarà al Director/a de l'Àrea Jurídica i de Compliment Normatiu prèviament a l'acceptació de qualsevol càrrec públic.
Els/les empleats/des de la Companyia no hauran d'oferir, prometre, lliurar cap tipus d'obsequi o forma de suborn o benefici no justificat a funcionaris, autoritats, o comissió no justificada a tercers/es o a companyies asseguradores. Els actes de suborn, els quals es troben expressament prohibits i penats, inclouen l'oferiment o promesa, directe o indirecte, de qualsevol tipus d'avantatge o la utilització de qualsevol instrument per al seu encobriment.
No s'oferiran ni es lliuraran regals o atencions a persones o institucions amb les quals la Companyia tingui relació i que puguin influir de manera impròpia en els seus processos de decisió o la pròpia relació. Tan sols seran admesibles aquells obsequis de cortesia social que formin part de la política interna establerta a aquest efecte, sempre de conformitat amb la legislació vigent, i de les normes i procediments de l'entitat potencialment receptores.
Els/Les empleats/des de la Companyia que tinguin relació amb alguna autoritat o funcionaris públics que pugui influir en algun aspecte de la societat, hauran d'evitar influir, fins i tot de manera indirecta, en una eventual presa de decisió que afecti a la Companyia.
El compliment de les obligacions tributàries i els pagaments a la seguretat social a què vingui obligada la Companyia es duran a terme d'una manera responsable, lleial i adequada a la legalitat vigent.
El personal de la Companyia està obligat a respectar els principis de claredat, transparència i veracitat en el seu acompliment professional. Es troba totalment prohibida la falsificació, ocultació o simulació de dades, assentaments comptables, etc. que tinguin com a finalitat l'elusió de pagaments o l'obtenció d'il·lícits beneficis que causin un perjudici a la Hisenda Pública, a la Seguretat Social o a qualsevol creditor.
La informació economicofinancera de la Companyia haurà de reflectir fidelment la seva realitat econòmica, financera i patrimonial, d'acord amb els principis de comptabilitat generalment acceptats i les normes internacionals d'informació financera que siguin aplicables. A aquests efectes, cap professional haurà d'ocultar o distorsionar la informació dels registres i informes comptables de la Companyia.
Els empleats de la Companyia responsables de la comptabilitat i finances estan obligats a complir de manera exhaustiva la normativa que afecta els aspectes comptables, financers, econòmics, tributaris, o qualsevol altre que afecti les declaracions fiscals de la Companyia.
La Companyia, com a subjecte obligat en la prevenció del blanqueig de capitals i finançament del terrorisme, compta amb els procediments i manuals referenciats en la normativa de prevenció de blanqueig de capitals. La Companyia estableix polítiques per prevenir i evitar en el transcurs de les seves operacions la realització de pagaments irregulars o blanqueig de capitals amb origen en activitats il·lícites o delictives.
El personal de la Companyia, amb l'objectiu d'evitar incórrer en el risc de blanqueig de capitals, haurà d'actuar d'acord amb els manuals, la formació i els procediments aprovats a aquest efecte.
Des de PIB Group Iberia, no facilitem el blanqueig de capitals ni el finançament d'activitats terroristes. Per aquest motiu, col·laborem amb les autoritats competents de cada país, en la lluita contra el blanqueig de capitals i el finançament d'activitats terroristes, aportant tota la informació que ens sol·licitin d'acord amb les normes i regulacions legals vigents en la matèria, així com denunciant les operacions sospitoses.
La Companyia, seguint les recomanacions del Grup d'Acció Financera Internacional (GAFI) i d'acord amb el que es disposa a la Llei 10/2010 de 28 d'abril, ha implementat una sèrie de normes i procediments específics per a la prevenció i detecció d'operacions de blanqueig de capitals i finançament del terrorisme de les societats de PIB Group Iberia subjectes al blanqueig de capitals. Entre aquests procediments, destaquem:
La Companyia es compromet a una actuació socialment responsable, orientada a generar riquesa per a la societat en què es desenvolupa, compatibilitzant aquesta actuació amb el necessari benefici empresarial.
Els directius/ves de la Companyia es comprometen a vetllar per la sostenibilitat de l'empresa, cenyint-se a aquest principi per sobre del benefici a curt termini, així com a procurar l'interès general per damunt dels seus interessos personals.
El compromís de la Companyia envers la societat es concreta en el desenvolupament de patrocinis, mecenatges i col·laboracions, que es podran canalitzar a través d'acords i assignació de recursos a organitzacions socials i institucions, d'una manera coherent amb l'estratègia de l'Entitat.
Igualment, a través de la Companyia i de la col·laboració voluntària dels seus empleats i empleades, s'impulsaran i desenvoluparan projectes de contingut solidari.
La Companyia reconeix la importància crítica de preservar i protegir el nostre medi ambient en totes les nostres operacions i activitats comercials. Com a part del nostre compromís amb la sostenibilitat i la responsabilitat ambiental, ens comprometem fermament a adoptar pràctiques empresarials que procurin el màxim respecte possible cap al medi ambient i a minimitzar qualsevol impacte negatiu que les nostres activitats puguin tenir-hi.
Per assolir aquests objectius, la Companyia proporcionarà als seus empleats/es els mitjans adequats i la formació necessària per promoure la consciència ambiental i l'aplicació de pràctiques sostenibles en totes les àrees de la nostra activitat.
A més, ens comprometem a complir estrictament amb tota la legislació ambiental aplicable a les nostres operacions, així com a promoure activament l'adopció de bones pràctiques mediambientals entre els nostres empleats i altres parts interessades amb les quals interactuem. Això implica no només complir amb les regulacions existents, sinó també buscar constantment oportunitats per millorar el nostre rendiment ambiental i reduir la nostra empremta ecològica.
En assumir aquest compromís, no només busquem protegir i preservar el nostre entorn natural per a les generacions futures, sinó també contribuir al benestar de les comunitats en les quals operem i reforçar la nostra reputació com a empresa socialment responsable i compromesa amb la sostenibilitat.
Com a conseqüència del desenvolupament de les seves activitats empresarials, la Companyia obté dels seus clients/es, empleats/es, col·laboradors/es, proveïdors/es i administradors/es, o d'altres persones físiques amb les quals es relaciona, informació de caràcter personal, que considera privativa de l'individu.
Al compromís de confidencialitat reflectit en diferents punts del present Codi, la Companyia afegeix l'establiment d'un conjunt de normes i procediments específics, establerts en la política de Protecció de dades, que han estat adoptats per la Companyia, amb la finalitat de protegir i assegurar el tractament apropiat de les dades de caràcter personal.
Aquestes normes i procediments s'hauran d'ajustar a allò establert pels requeriments legals que, en cada cas, siguin d'aplicació.
Independentment de les responsabilitats específicament assignades a determinades àrees de la Companyia, en matèria de seguretat de la informació i de protecció de dades de caràcter personal, els/les empleats/des que, per raó del seu càrrec o de la seva activitat professional, disposin o tinguin accés a aquest tipus de dades, són responsables de la seva custòdia i ús apropiat.
Com a part del nostre compromís amb la transparència i la integritat en la gestió financera, la Companyia ha implementat procediments específics dissenyats per garantir que els nostres estats financers siguin elaborats de manera precisa i en estricte compliment amb els principis i normes de valoració aplicables en cada moment.
En cap cas es permetrà que cap professional de la Companyia oculti o distorsioni la informació econòmica o financera de l'empresa. Valorem la transparència i l'honestedat en la presentació de la informació financera, i ens comprometem a complir amb els més alts estàndards ètics i professionals en totes les nostres activitats financeres i comptables.
Per garantir el compliment d'aquests principis, fomentem una cultura organitzacional que promogui la rendició de comptes i la responsabilitat en tots els nivells de l'empresa.
En consonància amb el nostre compromís amb la transparència i la responsabilitat cap a tots els nostres grups d'interès, la Companyia es compromet a proporcionar informació veraç, pertinent i útil en totes les seves comunicacions, seguint el principi fonamental de la transparència. Reconeixem la importància de mantenir informats els nostres grups d'interès i al públic en general sobre la nostra gestió, operacions i resultats, garantint que aquesta informació sigui accessible i comprensible per a tothom.
Per complir amb aquest compromís, ens comprometem a divulgar qualsevol informació, tant interna com externa, de manera honesta i precisa, sense pretendre confondre o enganyar el receptor d'aquesta. Valorem la integritat i la claredat en totes les nostres comunicacions i ens esforcem per assegurar que les nostres accions i paraules reflecteixin els nostres valors i principis fonamentals.
Pel que fa a les nostres relacions amb els mitjans de comunicació i els analistes financers, ens comprometem a canalitzar-les a través de la nostra Secretaria de Presidència. Aquesta centralització assegura la coherència i consistència en les nostres comunicacions externes, així com la protecció de la informació confidencial i la gestió adequada de les relacions amb els mitjans i els/les analistes.
Amb l'adopció d'aquestes pràctiques, reafirmem el nostre compromís amb la transparència i la integritat en totes les nostres operacions i comunicacions, enfortint així la confiança i la credibilitat de la nostra empresa davant de tots els nostres interlocutors.
La Companyia reconeix i respecta els drets de propietat intel·lectual de tercers com un principi fonamental en la seva ètica empresarial. Per tant, és responsabilitat de tot el personal de la companyia garantir el respecte absolut a aquests drets en l'exercici de la seva tasca professional.
En aquest sentit, els/les empleats/des es comprometen a no utilitzar imatges, textos o dibuixos en la publicitat o documents oficials de la Companyia sense la corresponent autorització del legítim propietari. Això implica realitzar una deguda diligència per obtenir els permisos necessaris abans d'utilitzar qualsevol contingut protegit per drets d'autor o propietat intel·lectual.
A més, està estrictament prohibit utilitzar marques o logotips en la publicitat o documents oficials de la Companyia sense haver obtingut prèviament l'autorització corresponent o sense haver registrat aquestes marques a nom de la Companyia. És fonamental verificar l'existència de drets de propietat industrial previs registrats a favor de tercers abans d'utilitzar qualsevol marca o logotip en les nostres comunicacions.
Així mateix, ens comprometem a garantir que tota la publicitat realitzada per la Companyia sigui veraç i no contingui afirmacions enganyoses que puguin causar un perjudici als potencials clients. Valorem l'honestedat i la transparència en totes les nostres comunicacions comercials, i ens esforcem per mantenir la confiança i la credibilitat de la nostra marca davant del públic.
En adherir-nos a aquests principis, reafirmem el nostre compromís amb la integritat i el respecte als drets de propietat intel·lectual, assegurant així una conducta ètica i responsable en totes les nostres activitats comercials i de comunicació.
La Companyia reconeix la importància d'establir estàndards ètics i de conducta clars i coherents per guiar les accions de tots/es els/les seus/es empleats/es i col·laboradors/es. En aquest sentit, és fonamental que tots els membres de l'organització estiguin plenament informats i compromesos amb els principis i normes establerts en el nostre Codi Ètic i de Conducta.
Amb l'objectiu de garantir una comprensió àmplia i una adhesió efectiva a aquests principis, la Companyia es compromet a comunicar i difondre activament el Codi Ètic i de Conducta entre tots els seus empleats i col·laboradors. Això inclou la disponibilitat en formats digitals accessibles a través dels canals de comunicació interna de la Companyia.
A més, ens comprometem a garantir que tots els empleats i empleades que s'incorporin o passin a formar part de la Companyia rebin una còpia del Codi Ètic i de Conducta i acceptin expressament els valors, principis i normes d'actuació establerts en el mateix. Aquesta acceptació explícita i formal garanteix que tots els membres de la nostra organització estiguin plenament compromesos amb els estàndards ètics i de conducta que promovem com a empresa.
En comunicar, difondre i fer que el Codi Ètic i de Conducta sigui d'obligat compliment per a tots els nostres empleats i col·laboradors, reafirmem el nostre compromís amb la integritat, l'ètica i la responsabilitat en totes les nostres operacions i relacions comercials. Això no només enforteix la nostra cultura empresarial, sinó que també contribueix a mantenir la confiança i el respecte dels nostres grups d'interès cap a la Companyia.
El seguiment i control de l'aplicació del Codi Ètic i de Conducta serà competència del Comitè de Direcció de la Companyia, sense perjudici de les funcions atribuïdes a altres àrees de la Companyia.
El Comitè de Direcció, pel que fa a aquest Codi, vetllarà per:
Qualsevol modificació del Codi requerirà l'aprovació del Comitè de Direcció de la Companyia. De la mateixa manera, es tindran en compte els suggeriments i propostes que realitzin els empleats i col·laboradors, així com els compromisos adquirits per la Companyia en matèria de responsabilitat social i bon govern.
Qualsevol dubte que pugui sorgir sobre la interpretació del Codi i sobre l'aplicació d'aquest s'haurà de consultar amb el superior jeràrquic immediat. Si les circumstàncies ho requereixen, es podrà acudir al CCO.
Qualsevol indici d'irregularitat o incompliment de les normes del Codi s'haurà de comunicar al superior jeràrquic/a immediat/a. Aquest/a últim/a haurà de contactar amb el Comitè de Direcció de l'empresa, que prendrà les mesures que consideri pertinents al respecte.
Es garantirà la confidencialitat de la informació facilitada, així com de la identitat de la persona informadora. En qualsevol cas, la Companyia es compromet a no adoptar cap represàlia directa o indirecta, contra els professionals que haguessin comunicat una suposada irregularitat.
Quan el Comitè de Direcció determini que un professional de la Companyia ha realitzat activitats que contravenen el que s'estableix al Codi Ètic i de Conducta, s'aplicaran les mesures disciplinàries oportunes de conformitat amb la gravetat de la conducta infringida i d'acord amb la normativa aplicable.
L'incompliment de qualsevol norma per un empleat o empleada podrà constituir raó suficient per a accions disciplinàries, fins i incloent-hi la terminació de la relació laboral.
La Companyia ha establert canals formals, perquè tots els/les empleats/des o col·laboradors/es puguin:
Per garantir una cultura de compliment i transparència, la Companyia reconeix la importància d'establir canals efectius de comunicació i denúncia perquè els/les empleats/des i col·laboradors/es puguin plantejar consultes i reportar possibles incompliments del Codi Ètic i de Conducta.
En aquest sentit, els empleats col·laboradors tenen la llibertat i el deure de fer consultes relacionades amb la interpretació o aplicació del Codi Ètic i de Conducta al seu responsable directe. En cas que la consulta requereixi una atenció especialitzada o un nivell superior d'autoritat, també poden dirigir-se al CCO, que està designat per supervisar el compliment de les polítiques ètiques i legals de l'empresa.
A més, si un empleat o empleada detecta un possible incompliment del Codi Ètic i de Conducta, se l'anima a reportar-ho de manera immediata. Això es pot fer directament al seu responsable directe, al CCO, o a través del canal de denúncies de la Companyia. Aquest canal de denúncies proporciona una via confidencial i segura per informar sobre irregularitats ètiques o conductes inapropiades, garantint la protecció del denunciant i la deguda investigació i resposta per part de l'empresa.
En establir aquests canals de comunicació i denúncia, la Companyia referma el seu compromís amb la transparència, la responsabilitat i el respecte envers tots/es els seus empleats/des i col·laboradors/es. Aquests mecanismes no només permeten abordar ràpidament possibles problemes ètics, sinó que també fomenten una cultura de confiança i col·laboració en tota l'organització.
| Núm. versió | Data | Editor | Aprovat per: | Descripció del canvi |
| 1.0 | 31/05/20204 | Legal i compliment | Director/a Legal i de Compliment | Versió inicial |
