O presente documento é aplicável, de forma independente, a todos os colaboradores do PIB Group Iberia Correduría de Seguros y Reaseguros S.A.U, doravante, indistintamente, “PIB Group Iberia” ou “a Empresa”, o que, para estes efeitos, inclui, a título exemplificativo, mas não limitativo: trabalhadores efetivos e temporários – a tempo inteiro ou parcial; trabalhadores em período de formação e aprendizagem; voluntários; estagiários; dirigentes e demais colaboradores com vínculo laboral ou mercantil. Doravante, e para os únicos efeitos do presente documento, “colaboradores”.
Os valores éticos são os princípios essenciais e duradouros de uma organização. São aqueles valores irrenunciáveis e fundamentais que devem guiar todas as nossas ações e comportamentos, e que formam a identidade da organização.
A Direção da Companhia considera que a Integridade Corporativa, entendida como a observância sistemática de rigorosos padrões de comportamento ético na empresa, constitui uma fonte de criação de valor estável e um requisito indispensável para preservar a confiança da sociedade em qualquer instituição, protegendo a reputação da empresa em todos os seus âmbitos.
Neste sentido, o Código Ético da Companhia representa um guia de atuação e comportamento de cumprimento obrigatório, que desenvolve os princípios éticos básicos para que a atuação levada a cabo na execução de atividades profissionais cumpra os princípios de legalidade, integridade e transparência.
Este Código de Ética e Conduta foi adaptado aos novos requisitos legais e, em particular, à Lei Orgânica 5/2010, de 22 de junho, pela qual se reforma o anterior Código Penal de Espanha. Adicionalmente, tiveram-se em conta tratados internacionais sobre direitos humanos, prevenção de branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo, anticorrupção e sustentabilidade.
Tudo isto, com o objetivo de continuar a fortalecer a consciencialização de todos e cada um dos profissionais que integramos o PIB Group Iberia, relativamente ao dever do fiel cumprimento das leis vigentes e das normas e princípios éticos da nossa sociedade.
O presente Código Ético e de Conduta foi aprovado pelo Conselho de Administração da Companhia e o seu cumprimento é exigível tanto à área de Direção como a todos os colaboradores que compõem a Companhia. Todos são obrigados a respeitar os princípios aqui recolhidos e a cumprir os procedimentos internos para o melhor funcionamento da Companhia. Doravante, o Código referir-se-á a todos eles, indistintamente, como colaboradores, independentemente da posição que ocupem ou do local onde desenvolvam a sua atividade.
Embora, como é lógico, a responsabilidade aumente à medida que aumenta o nível hierárquico, o respeito e o cumprimento dos princípios e normas estabelecidos neste Código são, sempre e sem exceção, de cumprimento obrigatório para todos os empregados do PIB Group Iberia.
O incumprimento deste pode ter graves consequências para a empresa, como sanções, danos à reputação, perda de clientes e da confiança do mercado, etc.
As infrações graves ao presente Código poderão dar origem a medidas disciplinares, que podem culminar em despedimentos e/ou em ações legais.
O conteúdo do Código prevalecerá sobre o das normas internas que o contrariem, salvo se estas estabelecerem requisitos de conduta mais exigentes.
A aplicação do conteúdo do Código, em caso algum, poderá dar lugar à violação das disposições legais aplicáveis.
Se for apreciada tal circunstância, os conteúdos do Código deverão ajustar-se ao previsto em ditas disposições legais.
Este Código de Conduta não pretende ser um manual exaustivo que cubra todas e quaisquer casuísticas ou situações em que um/a colaborador/a da PIB Group Iberia se possa ver envolvido/a. Trata-se de um guia de atuação e comportamento, cujo objetivo fundamental é ajudar a tomar decisões com base nos princípios e normas aqui expressos.
A principal responsabilidade da Direção da Companhia é zelar pela sustentabilidade da entidade. Para tal, o primeiro nível de direção da Companhia e toda a sua equipa dirigente, serão modelo de referência no seu comportamento e no cumprimento do Código, e colocarão todos os meios ao seu alcance para difundir os valores e princípios da Companhia, fazendo cumprir sem exceção as pautas de conduta contidas no mesmo.
Qualquer dúvida que possa surgir em relação à interpretação do presente Código de Conduta, bem como na sua aplicação prática, deverá ser consultada ao superior hierárquico imediato ou ao Chief Compliance Officer (CCO), que é o responsável pelo acompanhamento e controlo da sua adequada aplicação.
Todos os colaboradores do PIB Group Iberia têm o dever e a obrigação de cumprir os valores e princípios éticos deste Código de Ética e Conduta, bem como todas as normas que dele decorram.
O Código será disponibilizado ao pessoal para que possam conhecê-lo e levantar as questões que a sua interpretação possa suscitar.
O Código não pode abranger todas as situações possíveis, pelo que é necessário fazer uso do bom critério e da diligência para diferenciar as condutas profissionais e corretas que cada situação requer.
O PIB Group Iberia zelará pela não aplicação de qualquer tipo de castigo ou retaliação sobre qualquer colaborador que, agindo com integridade, lealdade e de boa fé, tenha denunciado ao CCO qualquer comportamento contrário aos valores e princípios.
Todos os objetivos de negócio e ações a serem prosseguidos devem ser coerentes com os valores fundamentais da Empresa.
Em qualidade de alicerces dos Princípios Éticos, os valores fundamentais promovem a confiança entre todos os stakeholders, para ajudar a satisfazer ou mesmo ultrapassar as expectativas.
O comportamento empresarial e profissional dos que integram a Companhia, como tal, deve acatar os seguintes princípios que resultam cruciais na cultura desta:
Em concreto, e dada a especial regulamentação do setor em que se desenvolve a atividade, deverá ser cumprido de forma exaustiva o Real Decreto-Lei 3/2020, de 4 de fevereiro, relativo a medidas urgentes, pelo qual se incorporam ao ordenamento jurídico espanhol diversas diretivas da União Europeia no âmbito da contratação pública em determinados setores; de seguros privados; de planos e fundos de pensões; do âmbito tributário e de litígios fiscais.
As atividades empresariais e profissionais da Companhia e dos seus empregados e colaboradores baseiam-se no valor da integridade e desenvolvem-se de acordo com os princípios de honestidade, evitação de qualquer forma de corrupção e respeito pelas circunstâncias e necessidades particulares de todos os sujeitos nelas envolvidos. Tratamos todas as pessoas de forma justa e honesta. Cumprimos todas as leis aplicáveis, regulamentos e políticas internas.
Quanto à nossa atividade específica, não é permitido ocultar informações a um cliente ou potencial cliente sobre os produtos que lhe são oferecidos ou que contratou.
Os/As profissionais que integramos o PIB Group Iberia, estamos sujeitos a obrigações e deveres dentro do nosso empenho profissional. As nossas ações e a forma como atuamos incidem de forma direta na reputação da Companhia nos mercados e na sociedade. Um comportamento inadequado ou o incumprimento da lei por parte de qualquer um dos nossos colaboradores/as pode produzir um dano considerável ou mesmo irreparável à imagem e reputação da nossa organização. É responsabilidade de todos e cada um de nós manter um comportamento adequado para promover a boa imagem e reputação da Companhia em todas as comunidades e países em que está presente.
A Companhia promove o desenvolvimento profissional e pessoal de todos os seus colaboradores e colaboradoras, assegurando a igualdade de oportunidades através das suas políticas de atuação.
Não é permitida qualquer tipo de discriminação no âmbito laboral ou profissional por motivos de idade, raça, sexo, religião, opinião política, origem social, orientação sexual ou deficiência.
A Companhia apoia e compromete-se a continuar a implementar e a desenvolver as políticas que visem a integração laboral e a promoção de oportunidades de emprego de pessoas com deficiência.
A Companhia compromete-se a estabelecer uma política efetiva de igualdade de oportunidades para que os seus trabalhadores/as desenvolvam a sua atividade profissional com base no princípio do mérito. As decisões de promoção estarão baseadas em circunstâncias e avaliações de caráter objetivo.
Da mesma forma, a Companhia compromete-se a manter uma política de investimento para a aprendizagem e a formação pessoal e profissional dos seus trabalhadores/as e colaboradores/as.
Os/As trabalhadores/as respeitarão e promoverão a política de igualdade de oportunidades no seu âmbito profissional, empenhar-se-ão na sua formação pessoal e contínua, e apoiarão a aprendizagem pessoal e profissional dos seus colegas.
Em geral, os processos de seleção da Companhia serão abertos, de modo a que possam aceder a eles o maior número de pessoas com a qualificação adequada para preencher o posto de trabalho oferecido, e serão desenvolvidos de acordo com métodos objetivos de avaliação que tomem em consideração, com base em méritos comprovados e sempre sob o princípio da igualdade de oportunidades, a qualificação profissional e a capacidade dos candidatos.
As novas ofertas serão publicadas previamente de forma interna, para garantir que os funcionários da Companhia possam candidatar-se em igualdade de condições.
As pessoas direta ou indiretamente responsáveis pela seleção e/ou contratação de pessoal devem orientar as suas decisões e acções sem admitir a influência de factores que possam alterar a objetividade do seu julgamento, de acordo com os critérios estabelecidos nos procedimentos de seleção e contratação da Empresa.
Os/as colaboradores/as da Empresa participarão na definição dos seus objetivos e terão conhecimento das avaliações que lhes forem feitas.
A Companhia garante aos seus colaboradores um ambiente livre de riscos para a saúde em todas as suas instalações. Este objetivo é alcançado através da adoção de normas e procedimentos inspirados nas melhores práticas internacionais em matéria de saúde laboral e prevenção de riscos laborais, adaptados aos requisitos legais que, em cada caso, sejam aplicáveis.
Todos os funcionários são responsáveis pela observância rigorosa das normas de saúde e segurança, aplicando as normas e recomendações correspondentes, com o objetivo de minimizar e prevenir riscos laborais.
A Companhia considera que, tanto o objetivo de preservar um clima laboral saudável como o de alcançar ambientes profissionais de alta produtividade, é incompatível com o consumo de substâncias psicotrópicas ilegais ou o abuso do álcool. O desempenho de funções laborais sob os seus efeitos será sancionado conforme as normas aplicáveis (entre outras, as incluídas no contrato coletivo de trabalho aplicável).
A Companhia informará pontual e periodicamente os seus colaboradores sobre as linhas mestras do seu Plano estratégico e sobre o andamento da Companhia
Todos os/as empregados/as da Companhia devem agir com espírito de colaboração, disponibilizando às restantes unidades e pessoas que integram a Companhia, os conhecimentos ou recursos que possam facilitar a prossecução dos objetivos e interesses da Companhia.
Os/as empregados/as devem trabalhar de forma eficiente e responsável durante o horário de expediente, rentabilizando o tempo e os recursos que a empresa coloca à sua disposição, e procurando aportar o máximo valor em todos os processos em que participam.
Os colaboradores da Companhia são obrigados a respeitar a intimidade pessoal e familiar de todas as pessoas, tanto dos colaboradores da entidade como de quaisquer outras pessoas cujos dados tenha acesso em virtude da atividade profissional.
A utilização dos dados deve seguir os canais gerais estabelecidos, atendendo aos princípios gerais de uso e cumprimento dos procedimentos internos.
O cumprimento dos procedimentos e manuais desenvolvidos de acordo com os regulamentos de proteção de dados é obrigatório para o pessoal da Empresa afetado pelos mesmos.
A Companhia compromete-se a solicitar e a utilizar exclusivamente os dados dos/as colaboradores/as e associados/as que sejam necessários ou cuja constância seja exigida pela normativa aplicável.
A Companhia tomará todas as medidas para preservar a confidencialidade dos dados de carácter pessoal de que disponha.
Os/as trabalhadores/as que, por motivo do desempenho da sua atividade profissional, tenham acesso a informação de outros/as trabalhadores/as ou colaboradores/as respeitarão e promoverão a confidencialidade desta informação e farão um uso responsável e profissional da mesma.
A Companhia respeita as comunicações pessoais dos seus trabalhadores e profissionais através da Internet e outros meios de comunicação, de acordo com a normativa interna relativa ao uso de meios informáticos propriedade da Companhia. Não obstante, os/as trabalhadores/as comprometem-se a fazer um uso responsável dos meios de comunicação e, em geral, de quaisquer outros meios que lhe sejam disponibilizados.
Em reconhecimento da importância de manter um equilíbrio saudável entre as responsabilidades pessoais e profissionais dos nossos colaboradores, a Companhia valoriza profundamente os benefícios que este equilíbrio acarreta, tanto para o bem-estar individual dos trabalhadores como para o sucesso e a sustentabilidade da organização no seu todo. Por conseguinte, a Companhia compromete-se a promover medidas que facilitem a conciliação entre a vida profissional e pessoal dos nossos colaboradores.
Adicionalmente, promove-se uma cultura organizacional que reconhece e celebra a importância da conciliação entre a vida profissional e pessoal, incentivando uma mentalidade de respeito mútuo e apoio entre colegas. Ao fazê-lo, aspira-se a cultivar um ambiente de trabalho onde os/as colaboradores/as se sintam valorizados/as, motivados/as e capazes de alcançar um equilíbrio satisfatório entre as suas responsabilidades profissionais e pessoais.
O comportamento do pessoal da Companhia será pautado pelo respeito para com os restantes trabalhadores e terceiros, não sendo permitido ou coberto, de forma alguma, a falta de respeito ou a atitude hostil para com terceiros no âmbito da relação profissional.
Em caso algum as relações laborais, profissionais ou contratuais estabelecidas pelos/as trabalhadores/as da Empresa entre si, ou com outras pessoas, podem ser utilizadas para propiciar situações de assédio ou intimidação ou qualquer outra que atente contra a sua dignidade pessoal ou suponha a sua discriminação.
Rejeita-se qualquer manifestação de violência, assédio, abuso de autoridade e qualquer outro comportamento que gere intimidação ou desprezo para com as pessoas.
A dignidade das pessoas, bem como a ausência de discriminação pessoal e profissional, configuram-se como dois princípios fundamentais que devem reger o comportamento de todo o pessoal da Companhia.
A Companhia disponibiliza aos seus colaboradores os recursos necessários para o desempenho da sua atividade profissional e compromete-se a facilitar os meios necessários para a proteção e salvaguarda dos mesmos.
Os/as funcionários/as não utilizarão tais recursos para usos pessoais ou extraprofissionais ou para o desempenho de atividades que não estejam relacionadas diretamente com o interesse da Entidade, responsabilizando-se igualmente pela proteção daqueles que lhes fossem confiados em relação ao seu trabalho, observando na sua guarda o máximo cuidado.
Todos os empregados devem utilizar os recursos da Empresa de forma responsável, eficiente e apropriada no âmbito da sua atividade profissional. Da mesma forma, evitarão qualquer atuação, em especial atividades e despesas supérfluas, que prejudiquem a Entidade.
A Companhia limita a possibilidade de aquisição de bens pertencentes ao seu património empresarial por parte dos seus trabalhadores e trabalhadoras a casos em que a transação seja consequência de um processo de oferta transparente, de carácter não limitado e em que se apliquem critérios de adjudicação objetivos.
A Companhia é titular da propriedade e dos direitos de uso e exploração dos programas e sistemas informáticos, equipamentos, produtos, manuais, projetos, estudos, relatórios e demais obras e direitos criados, desenvolvidos, aperfeiçoados ou utilizados pelos seus trabalhadores/as, no âmbito da sua atividade laboral.
Os/As profissionais respeitarão o princípio de confidencialidade quanto às características dos direitos, licenças, dados, programas, sistemas e conhecimentos tecnológicos, em geral, cuja propriedade ou direitos de exploração ou de uso correspondam à Companhia. Em nenhum caso farão uso destes em proveito próprio, salvo para o seu trabalho, nem os cederão, com ou sem contrapartida, a terceiros, mesmo tendo cessado a sua relação laboral.
Os/as empregados/as não explorarão, reproduzirão, replicarão ou cederão os sistemas e aplicações informáticas da Empresa para finalidades alheias à mesma. Da mesma forma, os/as empregados/as não instalarão ou utilizarão nos equipamentos informáticos facultados pela Entidade programas ou aplicações cuja utilização seja ilegal ou que possam prejudicar ou danificar os sistemas ou prejudicar a imagem ou os interesses da Empresa, dos/as clientes/as ou de terceiros.
Quando os/as colaboradores/as detetarem um problema ou tiverem alguma preocupação/questão em relação a um determinado assunto, deverão colocá-la internamente através dos responsáveis de Departamento, de Recursos Humanos, ou do Comité de Direção da Companhia.
Os profissionais, para além de colocarem as suas dúvidas ou apresentarem queixas através dos canais habituais, dispõem também de um canal de denúncia confidencial que a Companhia disponibiliza. As denúncias que sejam apresentadas por este meio serão recebidas pelo Diretor Jurídico e de Conformidade.
A Companhia não tolerará qualquer tipo de retaliação contra os/as empregados/as que apresentem preocupações e denúncias de condutas ilícitas, de boa-fé. Os/as empregados/as que promovam a denúncia e informação gozarão de total confidencialidade.
Os/As funcionários/as não poderão desenvolver atividades externas, remuneradas ou não, que pudessem prejudicar ou entrar em colisão com os interesses ou imagem da Companhia, pelo que deverão evitar aquelas situações que pudessem dar origem a um conflito entre os interesses pessoais e os da Companhia, e abster-se-ão, por conseguinte, de representar a Entidade ou intervir ou influenciar na tomada de decisões em qualquer situação em que direta ou indiretamente ele mesmo ou um parente tivesse interesse pessoal. Desta forma deverão atuar sempre no cumprimento das suas responsabilidades com absoluta lealdade.
Não obstante o referido, reconhece-se e respeita-se a intervenção dos/as empregados/as em atividades profissionais e empresariais distintas das que desenvolvem na Companhia, desde que sejam legais e não colidam com as responsabilidades que têm como empregados/as. Assim, entender-se-ão como atividades permitidas as seguintes:
Todas estas atividades não poderão limitar a disponibilidade ou flexibilidade horária exigida a determinadas funções na Empresa, nem implicar uma diminuição na eficiência do desempenho destas.
As situações suscetíveis de serem consideradas como conflito de interesses e não definidas anteriormente deverão ser comunicadas para a sua oportuna avaliação ao Diretor Jurídico e de Conformidade.
Nenhum funcionário poderá conceder, aprovar ou exercer influência para que se aprovem financiamentos ou negócios entre a Companhia, clientes ou fornecedores com os quais se encontre vinculado pessoal ou familiarmente, nem representar a Companhia em transações ou operações em que os seus interesses pessoais ou familiares possam colidir com os interesses da Companhia.
Do PIB Group Iberia, defendemos a honestidade do comércio e a transparência dos mercados através da concorrência justa, rejeitando qualquer prática corrupta. Competimos com base na qualidade e inovação dos nossos produtos e serviços; nunca oferecendo a terceiros/as – clientes/as, fornecedores/as, consultores/as, concorrentes ou autoridades – benefícios ou vantagens inapropriadas que visem obter uma posição vantajosa ou indevida numa transação comercial ou no mercado em geral. Os ativos do PIB Group Iberia não podem ser utilizados para tentar influenciar a vontade do seu destinatário.
Em consequência, o PIB Group Iberia proíbe a todos os seus colaboradores e colaboradoras oferecer, prometer, garantir, entregar ou autorizar a entrega de subornos, seja através da entrega de dinheiro, seja de qualquer outro tipo de benefício, vantagem ou favor, de forma direta ou indireta – através de consultores, agentes, parceiros ou intermediários em geral – a clientes, fornecedores, parceiros comerciais, funcionários públicos ou qualquer outra pessoa ou entidade com a qual o PIB Group Iberia mantenha ou possa vir a manter relações de qualquer tipo.
Igualmente, fica totalmente proibido a todos os empregados do PIB Group Iberia exigir, solicitar, aceitar, obter ou receber subornos ou promessas, em dinheiro ou de outra forma de benefício, vantagem ou favor de qualquer pessoa ou entidade, que possam de alguma forma influenciar a sua objetividade e imparcialidade ou influenciar as suas decisões profissionais. No entanto, isto não se aplicará quando se trate de presentes ou ofertas ocasionais cujo valor seja simbólico, bem como refeições ou eventos a que o colaborador seja convidado no âmbito do normal desenvolvimento de uma relação comercial, que sejam habituais com os costumes locais e que tenham um valor razoável. Para estes efeitos, são presentes ou ofertas permitidos aqueles que cumpram com as seguintes condições:
Qualquer benefício, vantagem, presente ou oferta, ou qualquer outro tipo de atenção oferecida ou recebida pelos/as colaboradores/as da Empresa, que não cumpra as condições supra expostas, deverá ser recusado ou devolvido e, no caso de existirem indícios claros de se tratar de um suborno, deverá ser comunicado ao CCO.
Adicionalmente, nos casos em que o PIB Group Iberia trabalhe com consultores, agentes, intermediários ou parceiros comerciais, é necessário que estes conheçam os valores e princípios éticos da Companhia em relação às práticas anticorrupção, bem como as normas, e se submetam a elas. Além disso, é responsabilidade de quem for o encarregado de assinar contratos de colaboração, avaliar previamente não só a idoneidade profissional de ditos terceiros, mas também a sua reputação. Neste sentido, deverá contemplar-se a inclusão de cláusulas específicas e apropriadas nos mencionados contratos, com o objetivo de proteger o PIB Group Iberia.
Em linha com os nossos valores fundamentais de justiça e igualdade laboral, a Empresa compromete-se a respeitar plenamente a liberdade de associação e a negociação coletiva dos seus trabalhadores. Reconhecemos o direito dos trabalhadores a associarem-se livremente e a participarem em atividades sindicais no exercício dos seus direitos laborais.
O Grupo PIB Ibéria compromete-se a manter uma atitude aberta e colaborativa para com a representação dos trabalhadores, reconhecendo a sua importância como parte integrante do ambiente de trabalho. Valorizamos o diálogo construtivo e a negociação de boa fé como ferramentas fundamentais para abordar as preocupações e necessidades dos nossos colaboradores.
Adicionalmente, comprometemo-nos a fomentar um ambiente de trabalho inclusivo e respeitoso, onde todas as vozes sejam ouvidas e consideradas na tomada de decisões que afetem os/as trabalhadores/as. Isto implica estabelecer canais efetivos de comunicação e consulta com os representantes sindicais, assim como garantir a transparência nos nossos processos e políticas laborais.
Ao manter esta postura colaborativa, aspiramos a promover relações de trabalho harmoniosas e construtivas, baseadas no respeito mútuo e na procura de soluções conjuntas para o benefício de toda a nossa comunidade laboral.
Os empregados da Companhia, no exercício das competências e atividades que lhes sejam atribuídas, manterão uma conduta pessoal, comercial e profissional íntegra, com respeito às leis comerciais ou outras que regulem a atividade económica e a vida dos negócios, bem como às boas práticas do setor segurador.
Para estes efeitos, e tendo em conta que a legislação aplicável ao setor da mediação de seguros - bem como a relativa ao branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo -, obriga as corretoras a comprovar o cumprimento, pelos seus colaboradores e dirigentes, deste requisito, todos os colaboradores da Companhia comprometem-se a não ter antecedentes criminais pela prática de crimes relativos ao património, à ordem socioeconómica, ao exercício de atividades financeiras, contra a Fazenda Pública, Segurança Social e Administração Pública; e a não terem sido sancionados administrativamente em matéria seguradora, bancária, mercado de valores, Fazenda Pública, Segurança Social, concorrência desleal ou abuso de mercado, movimento de capitais, transações económicas com o exterior, branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo e proteção de consumidores e utentes, por terem incorrido em infrações tipificadas como muito graves ou graves.
A Companhia e os seus colaboradores basearão as suas relações com os seus clientes, fornecedores, concorrentes e parceiros, bem como com outros agentes do mercado nos princípios de integridade, profissionalismo e transparência, nos valores éticos contidos no Código e nas seguintes diretrizes de atuação:
A Companhia considera os/as clientes/as como o centro da sua atividade, com o objetivo de estabelecer relações duradouras com eles, baseadas na recíproca contribuição de valor e na mútua confiança.
A Companhia agrega valor através do aconselhamento profissionalizado e da inovação na configuração e prestação eficiente de produtos de seguros e serviços adaptados às necessidades que, em cada momento, perceciona dos seus clientes.
Os princípios que devem reger e estar sempre presentes na nossa relação com os/as clientes são:
A Companhia compromete-se inabalàvelmente com a excelência na qualidade dos seus produtos ou serviços, bem como com a melhoria contínua dos seus processos organizacionais para garantir uma atenção e serviço ótimos aos seus clientes.
Com o objetivo de cumprir este compromisso, a Companhia dedicará todos os recursos necessários para alcançar a excelência em todos os aspetos da sua operação. Isto implica uma revisão constante dos nossos processos e procedimentos, bem como a implementação de medidas adequadas para garantir que a nossa política de qualidade seja integrada e praticada em todos os níveis da organização.
Neste contexto, é imperativo que todos os colaboradores adiram a estes princípios de qualidade. Espera-se que qualquer preocupação, erro ou omissão que possa afetar negativamente a experiência do cliente seja comunicado imediatamente aos superiores hierárquicos pertinentes. Adicionalmente, será estabelecido um canal designado para reportar quaisquer reclamações legais reais ou potenciais, bem como quaisquer erros, omissões ou queixas recebidas. O objetivo é abordar estas questões de forma rápida e eficaz, assegurando uma resolução satisfatória para todas as partes envolvidas e preservando a reputação e a integridade da Empresa.
A Companhia considera que um dos elementos principais em que se sustenta a confiança dos seus clientes constitui a salvaguarda apropriada da sua informação e a limitação efetiva do seu uso conforme o previsto nas disposições legais que, em cada caso, resultem de aplicação.
Os dados não públicos em poder da Empresa sobre clientes, fornecedores, colaboradores ou terceiros têm caráter confidencial e devem ser tratados cumprindo os acordos contratuais de confidencialidade a que se encontrem sujeitos, e em todo o caso, de acordo com a normativa de proteção de dados vigente no que lhe for aplicável.
O pessoal que manuseia dados deste tipo tem a responsabilidade de lhes dar a custódia e o uso apropriado.
A informação, não pública, de que a Companhia dispõe sobre os seus clientes e as suas operações, tem caráter confidencial. A Companhia adotou normas e procedimentos para:
Os/as empregados/as, que por razão do seu cargo ou da sua atividade profissional, disponham ou tenham acesso a informação de clientes/as, são responsáveis pela sua custódia e uso apropriado.
A informação e documentação da Companhia que não seja pública, considera-se um ativo fundamental, sem que seja permitida a sua apropriação por parte do pessoal desta.
O dever de confidencialidade de quem teve acesso a dados pessoais e/ou informações confidenciais subsistirá mesmo após o término da relação laboral.
A Companhia assume o compromisso de facultar aos seus clientes e às suas clientes informação atempada, precisa e compreensível sobre as suas operações, bem como informação clara e verídica sobre:
Os/as colaboradores/as da Companhia devem respeitar o princípio da transparência e são obrigados/as a zelar para que nenhuma atuação sua possa ser suscetível de ser interpretada como engano em prejuízo de clientes, fornecedores ou terceiros, informando quem estiver interessado em contratar um seguro das condições, cobertura e demais aspetos do contrato que, a seu ver, convém subscrever.
Os colaboradores da Companhia abster-se-ão de celebrar contratos em nome de clientes, se previamente não tiverem recebido o mandato e o consentimento destes.
Qualquer reclamação de um/a cliente/a, uma seguradora ou de um/a terceiro/a deverá ser tramitada de acordo com o procedimento interno, documentada e respondida em modo e forma adequados pela pessoa ou órgão designado para o efeito. O objetivo destas diretrizes é poder demonstrar que antepomos os interesses dos/as clientes/as aos nossos e atuamos com total profissionalismo.
Este compromisso exige uma especial diligência na atuação profissional de todas as pessoas com responsabilidade na manutenção dos processos e sistemas de informação para a clientela, na atenção pessoal dos seus pedidos de informação e na resolução das suas reclamações.
O pessoal que gere a apresentação de propostas em concursos, públicos ou privados, deverá abster-se de qualquer tipo de conduta que possa ser entendida como um conluio de preços, seja com o próprio candidato ou com terceiros participantes.
A Companhia aplica critérios estabelecidos corporativamente que regulam a aquisição de bens e serviços, bem como a seleção de colaboradores/as externos, de forma a que estas se realizem de acordo com os seguintes princípios:
Os processos de seleção de colaboradores/as externos, fornecedores e fornecedores serão adaptados a critérios de objetividade e imparcialidade, evitando-se qualquer conflito de interesses ou favoritismo na sua seleção.
A Companhia promoverá, sempre que possível, a concorrência de uma pluralidade de colaboradores e fornecedores de bens e serviços cujas características e condições ofertadas se ajustem, em cada momento, às necessidades e requisitos da Companhia.
Todos os colaboradores/as que participem em processos de seleção de fornecedores/as e colaboradores/as externos, têm a obrigação de atuar com imparcialidade e objetividade, aplicando critérios de qualidade e custo, evitando a colisão dos seus interesses pessoais com os da Entidade.
Os preços, honorários e informações apresentados pelos colaboradores/as, fornecedores/as e prestadores/as de serviços num processo de seleção serão tratados confidencialmente e não serão revelados a terceiros/as, salvo consentimento dos/as interessados/as e salvo os casos de obrigação legal, ou cumprimento de resoluções judiciais ou administrativas.
Não obstante o anterior, quando em algum processo de negociação fosse necessário, só seriam dados a conhecer a todos os proponentes os preços de referência sem identificação das empresas titulares fornecedoras.
Os colaboradores que, devido à sua atividade, acedam a dados relativos a fornecedores e aprovisionadores deverão manter a confidencialidade de tais dados e dar cumprimento ao estabelecido na legislação sobre proteção de dados de caráter pessoal, na medida em que resulte aplicável.
A Companhia compromete-se a competir lealmente nos mercados em que está presente, promovendo a livre concorrência e cumprindo as disposições legais em vigor, o que resulta em benefício dos/as consumidores/as e na eficiência e competitividade das empresas.
As relações com os concorrentes devem ser justas e orientadas pelo princípio do respeito pelas actividades comerciais de terceiros. O pessoal da empresa é obrigado a garantir a confidencialidade de todas as informações confidenciais ou sensíveis de outras empresas a que tenha legalmente acesso no decurso de negociações ou relações comerciais.
A obtenção de informação de outros concorrentes ou de qualquer terceiro só poderá ser feita por vias estritamente legais, não podendo ser utilizada informação privilegiada.
Os/as empregados/as abster-se-ão de realizar ou promover qualquer atuação que possa resultar contrária à regulamentação nesta matéria. Qualquer atuação que levante algum tipo de dúvida a este respeito deverá ser consultada com o Comité de Direção antes de ser levada a cabo.
Nenhum trabalhador que se incorpore na Companhia poderá utilizar documentação confidencial ou secreta que tenha obtido nos seus empregos anteriores. Fica expressamente proibido este uso ilícito de documentação alheia à Companhia.
Os deveres de confidencialidade do pessoal da Companhia subsistirão indefinidamente, mesmo que a relação laboral tenha terminado. Os/as empregados/as não poderão levar consigo qualquer tipo de informação ou documentação da Companhia, incluindo a que se encontre em suporte informático, nem fornecer ou utilizar tal informação em interesse de outra companhia.
O pessoal que gere a apresentação de propostas em concursos públicos ou privados deve abster-se de qualquer conduta que possa ser entendida como combinação de preços, quer com o próprio concorrente quer com terceiros participantes.
Em virtude das nossas políticas internas e em estrita observância das leis em vigor, queremos enfatizar que a realização de qualquer tipo de doação a partidos políticos, bem como às suas fundações ou federações, em nome da nossa Companhia, é estritamente proibida. Este mandato inclui também a utilização de fundos corporativos para financiar qualquer partido político, mesmo que indiretamente.
Acreditamos firmemente na importância de manter a imparcialidade e a transparência nas nossas operações e, por isso, reafirmamos o nosso compromisso com a neutralidade política e o cumprimento rigoroso das normativas estabelecidas para garantir a integridade e a ética em todas as nossas atividades empresariais.»
As relações com as autoridades, os Organismos reguladores e as Administrações serão regidas pelos princípios de cooperação e transparência.
Com o objetivo de poder determinar a existência de incompatibilidades, será informado o Diretor Jurídico e de Conformidade previamente à aceitação de qualquer cargo público.
Os/as colaboradores/as da Companhia não deverão oferecer, prometer, entregar qualquer tipo de oferta ou forma de suborno ou benefício não justificado a funcionários públicos, autoridades, ou comissão não justificada a terceiros/as ou a companhias de seguros. Os atos de suborno, os quais se encontram expressamente proibidos e sancionados, incluem a oferta ou promessa, direta ou indireta, de qualquer tipo de vantagem ou a utilização de qualquer instrumento para o seu encobrimento.
Não serão oferecidos ou entregues presentes ou atenções a pessoas ou instituições com as quais a Empresa tenha relação e que possam influenciar indevidamente os seus processos de decisão ou a própria relação. Serão apenas admissíveis aqueles obsequiosos de cortesia social que façam parte da política interna estabelecida para o efeito, sempre em conformidade com a legislação em vigor, e com as normas e procedimentos da entidade potencialmente recetora.
Os empregados da Companhia que tenham relação com alguma autoridade ou funcionários públicos que possa influir em algum aspeto da sociedade, deverão evitar influenciar, mesmo que de modo indireto, uma eventual tomada de decisão que afete a Companhia.
O cumprimento das obrigações fiscais e os pagamentos à segurança social a que a Companhia for obrigada serão efetuados de modo responsável, leal e adequado à legalidade em vigor.
Os trabalhadores da Empresa são obrigados a respeitar os princípios de clareza, transparência e veracidade no seu desempenho profissional. É totalmente proibida a falsificação, ocultação ou simulação de dados, lançamentos contabilísticos, etc., que tenham como finalidade a evasão de pagamentos ou a obtenção de benefícios ilícitos que causem prejuízo à Fazenda Pública, à Segurança Social ou a qualquer credor.
A informação económico-financeira da Companhia deverá refletir fielmente a sua realidade económica, financeira e patrimonial, de acordo com os princípios contabilísticos geralmente aceites e as normas internacionais de informação financeira aplicáveis. Para o efeito, nenhum profissional deverá ocultar ou distorcer a informação dos registos e relatórios contabilísticos da Companhia.
Os/as empregados/as da Companhia responsáveis pela contabilidade e finanças são obrigados/as a cumprir de forma exaustiva a regulamentação que afeta os aspetos contabilísticos, financeiros, económicos, fiscais, ou quaisquer outros que afetem as declarações fiscais da Companhia.
A Companhia, como sujeito obrigado na prevenção do branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo, dispõe dos procedimentos e manuais referenciados na normativa de prevenção do branqueamento de capitais. A Companhia estabelece políticas para prevenir e evitar, no decorrer das suas operações, a realização de pagamentos irregulares ou branqueamento de capitais com origem em atividades ilícitas ou delituosas.
Os colaboradores da Companhia, para evitar incorrer no risco de branqueamento de capitais, deverão atuar de acordo com os manuais, formação e procedimentos aprovados para o efeito.
Na PIB Group Iberia, não facilitamos a lavagem de dinheiro nem o financiamento de atividades terroristas. Por esse motivo, colaboramos com as autoridades competentes de cada país, na luta contra a lavagem de capitais e o financiamento de atividades terroristas, fornecendo toda a informação que nos solicitem de acordo com as normas e regulamentações legais em vigor na matéria, bem como denunciando as operações suspeitas.
A Empresa, seguindo as recomendações do Grupo de Ação Financeira Internacional (GAFI) e de acordo com o disposto na Lei 10/2010 de 28 de abril, implementou um conjunto de normas e procedimentos específicos para a prevenção e deteção de operações de branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo das sociedades do Grupo PIB Iberia sujeitas ao branqueamento de capitais. Entre ditos procedimentos, destacamos:
A Companhia compromete-se a uma atuação socialmente responsável, orientada para gerar riqueza para a sociedade em que se insere, compatibilizando esta atuação com o necessário benefício empresarial.
A Administração da Empresa compromete-se a zelar pela sustentabilidade da empresa, priorizando este princípio sobre o lucro a curto prazo, bem como a procurar o interesse geral acima dos seus interesses pessoais.
O compromisso da Empresa com a sociedade concretiza-se no desenvolvimento de patrocínios, mecenatos e colaborações, que poderão ser canalizados através de acordos e atribuição de recursos a organizações sociais e instituições, de modo coerente com a estratégia da Entidade.
Igualmente, através da Companhia e da colaboração voluntária dos seus colaboradores/as, serão impulsionados e desenvolvidos projetos de conteúdo solidário.
A Companhia reconhece a importância crítica de preservar e proteger o nosso ambiente em todas as nossas operações e atividades comerciais. Como parte do nosso compromisso com a sustentabilidade e a responsabilidade ambiental, comprometemo-nos firmemente a adotar práticas empresariais que procurem o maior respeito possível pelo ambiente e a minimizar qualquer impacto negativo que as nossas atividades possam ter sobre ele.
Para alcançar estes objetivos, a Companhia proporcionará aos seus colaboradores os meios adequados e a formação necessária para promover a consciência ambiental e a aplicação de práticas sustentáveis em todas as áreas da nossa atividade.
Adicionalmente, comprometemo-nos a cumprir rigorosamente toda a legislação ambiental aplicável às nossas operações, bem como a promover ativamente a adoção de boas práticas ambientais entre os nossos/as colaboradores/as e outras partes interessadas com as quais interagimos. Isto implica não só o cumprimento das regulamentações existentes, mas também a procura constante de oportunidades para melhorar o nosso desempenho ambiental e reduzir a nossa pegada ecológica.
Ao assumir este compromisso, não só procuramos proteger e preservar o nosso ambiente natural para as gerações futuras, como também contribuir para o bem-estar das comunidades em que operamos e reforçar a nossa reputação como empresa socialmente responsável e empenhada na sustentabilidade.
Como consequência do desenvolvimento das suas atividades empresariais, a Empresa obtém dos seus clientes, colaboradores, fornecedores e administradores, ou de outras pessoas singulares com quem se relaciona, informação de caráter pessoal, que considera privativa do indivíduo.
Ao compromisso de confidencialidade refletido em diferentes pontos do presente Código, a Companhia acrescenta o estabelecimento de um conjunto de normas e procedimentos específicos, estabelecidos na política de Proteção de dados, que foram adotados pela Companhia, com a finalidade de proteger e assegurar o tratamento apropriado dos dados de caráter pessoal.
As referidas normas e procedimentos deverão ajustar-se ao estabelecido pelos requisitos legais que, em cada caso, sejam aplicáveis.
Independentemente das responsabilidades especificamente atribuídas a determinadas áreas da Empresa, em matéria de segurança da informação e de proteção de dados de caráter pessoal, os/as funcionários/as que, em razão do seu cargo ou da sua atividade profissional, disponham ou tenham acesso a este tipo de dados, são responsáveis pela sua custódia e uso apropriado.
Como parte do nosso compromisso com a transparência e a integridade na gestão financeira, a Companhia implementou procedimentos específicos concebidos para garantir que as nossas demonstrações financeiras sejam elaboradas de forma rigorosa e em estrita conformidade com os princípios e normas de avaliação aplicáveis em cada momento.
Em caso algum será permitido que qualquer profissional da Companhia oculte ou distorça a informação económica ou financeira da empresa. Valorizamos a transparência e a honestidade na apresentação da informação financeira, e comprometemo-nos a cumprir os mais elevados padrões éticos e profissionais em todas as nossas atividades financeiras e contabilísticas.
Para garantir o cumprimento destes princípios, promovemos uma cultura organizacional que fomente a responsabilidade e o compromisso a todos os níveis da empresa.
Em consonância com o nosso compromisso com a transparência e a responsabilidade perante todos os nossos *stakeholders*, a Companhia compromete-se a fornecer informação verdadeira, pertinente e útil em todas as suas comunicações, seguindo o princípio fundamental da transparência. Reconhecemos a importância de manter os nossos *stakeholders* e o público em geral informados sobre a nossa gestão, operações e resultados, garantindo que tal informação seja acessível e compreensível para todos.
Para cumprir este compromisso, comprometemo-nos a divulgar qualquer informação, quer interna quer externa, de forma honesta e precisa, sem pretender confundir ou enganar o recetor da mesma. Valorizamos a integridade e a clareza em todas as nossas comunicações e esforçamo-nos por garantir que as nossas ações e palavras refletem os nossos valores e princípios fundamentais.
No que diz respeito às nossas relações com os meios de comunicação social e analistas financeiros, comprometemo-nos a canalizá-las através da nossa Secretaria de Presidência. Esta centralização garante a coerência e a consistência nas nossas comunicações externas, bem como a proteção da informação confidencial e a gestão adequada das relações com os meios de comunicação e os analistas.
Ao adotar estas práticas, reafirmamos o nosso compromisso com a transparência e a integridade em todas as nossas operações e comunicações, fortalecendo assim a confiança e a credibilidade da nossa empresa perante todas as nossas partes interessadas.
A Companhia reconhece e respeita os direitos de propriedade intelectual de terceiros como um princípio fundamental na sua ética empresarial. Por conseguinte, é responsabilidade de todo o pessoal da empresa garantir o respeito absoluto por estes direitos no desempenho da sua labor profissional.
Neste sentido, os/as trabalhadores/as comprometem-se a não utilizar imagens, textos ou desenhos em publicidade ou documentos oficiais da Empresa sem a correspondente autorização do legítimo proprietário. Isto implica realizar uma diligência conveniente para obter as permissões necessárias antes de utilizar qualquer conteúdo protegido por direitos de autor ou propriedade intelectual.
Adicionalmente, é estritamente proibido o uso de marcas ou logótipos em publicidade ou em documentos oficiais da Companhia sem prévia autorização ou sem que as mesmas estejam registadas em nome da Companhia. É fundamental verificar a existência de direitos de propriedade industrial prévios registados a favor de terceiros antes de qualquer utilização de marca ou logótipo nas nossas comunicações.
Do mesmo modo, comprometemo-nos a garantir que toda a publicidade realizada pela Companhia seja verídica e não contenha afirmações enganosas que possam causar um prejuízo aos potenciais clientes. Valorizamos a honestidade e a transparência em todas as nossas comunicações comerciais, e esforçamo-nos por manter a confiança e a credibilidade da nossa marca perante o público.
Ao aderirmos a estes princípios, reafirmamos o nosso compromisso com a integridade e o respeito pelos direitos de propriedade intelectual, assegurando assim uma conduta ética e responsável em todas as nossas atividades comerciais e de comunicação.
A Companhia reconhece a importância de estabelecer padrões éticos e de conduta claros e coerentes para orientar as ações de todos os seus colaboradores e colaboradores. Nesse sentido, é fundamental que todos os membros da organização estejam plenamente informados e comprometidos com os princípios e normas estabelecidos no nosso Código Ético e de Conduta.
Com o objetivo de garantir uma compreensão alargada e uma adesão efetiva a estes princípios, a Companhia empenha-se em comunicar e divulgar ativamente o Código de Ética e Conduta junto de todos/as os/as seus/suas colaboradores/as e trabalhadores/as. Isto inclui a disponibilização em formatos digitais acessíveis através dos canais de comunicação interna da Companhia.
Adicionalmente, comprometemo-nos a assegurar que todos/as os/as colaboradores/as que se incorporem ou passem a integrar a Companhia recebam uma cópia do Código Ético e de Conduta e aceitem expressamente os valores, princípios e normas de atuação estabelecidos no mesmo. Esta aceitação explícita e formal garante que todos os membros da nossa organização estejam plenamente comprometidos com os padrões éticos e de conduta que promovemos como empresa.
Ao comunicar, divulgar e tornar o Código Ético e de Conduta de cumprimento obrigatório para todos os nossos colaboradores e parceiros, reafirmamos o nosso compromisso com a integridade, a ética e a responsabilidade em todas as nossas operações e relações comerciais. Isto não só fortalece a nossa cultura empresarial, como também contribui para manter a confiança e o respeito dos nossos stakeholders para com a Companhia.
O acompanhamento e controlo da aplicação do Código de Ética e Conduta serão da competência do Comité de Direção da Companhia, sem prejuízo das funções atribuídas a outras áreas da Companhia.
O Comité de Direção, no que diz respeito a este Código, irá zelar por:
Qualquer modificação do Código exigirá a aprovação do Comité de Direção da Companhia. Da mesma forma, serão tomadas em consideração as sugestões e propostas apresentadas pelos/as empregados/as e colaboradores/as, bem como os compromissos assumidos pela Companhia em matéria de responsabilidade social e boa governação.
Qualquer dúvida que possa surgir sobre a interpretação do Código e sobre a aplicação deste deverá ser consultada com o superior hierárquico imediato. Se as circunstâncias o exigirem, poderá recorrer-se ao CCO.
Qualquer indício de irregularidade ou incumprimento das normas do Código deverá ser comunicado ao superior hierárquico imediato. Este último deverá contactar com o Comité de Direção da empresa, que tomará as medidas que considere pertinentes a respeito.
Será garantida a confidencialidade da informação prestada, bem como da identidade da pessoa que a presta. Em qualquer caso, a Companhia compromete-se a não adotar quaisquer represálias, diretas ou indiretas, contra os profissionais que tenham comunicado uma alegada irregularidade.
Quando o Comité de Direção determinar que um profissional da Companhia realizou atividades que contrariem o estabelecido no Código Ético e de Conduta, serão aplicadas as medidas disciplinares oportunas, de acordo com a gravidade da conduta infringida e nos termos da legislação aplicável.
O incumprimento de qualquer norma por um empregado/a poderá constituir motivo suficiente para ações disciplinares, até e incluindo a cessação do vínculo laboral.
A Companhia estabeleceu canais formais, para que todos os/as funcionários/as ou colaboradores/as possam:
Para garantir uma cultura de cumprimento e transparência, a Empresa reconhece a importância de estabelecer canais eficazes de comunicação e denúncia para que os/as empregados/as e colaboradores/as possam colocar questões e reportar potenciais incumprimentos do Código de Ética e Conduta.
Neste sentido, os/as colaboradores/as têm a liberdade e o dever de colocar questões relacionadas com a interpretação ou aplicação do Código de Ética e Conduta ao seu superior direto. Caso a questão exija atenção especializada ou um nível superior de autoridade, podem também dirigir-se ao CCO, que está designado para supervisionar o cumprimento das políticas éticas e legais da empresa.
Adicionalmente, se incentiva um colaborador/a a reportar de imediato qualquer possível violação do Código de Ética e Conduta. Tal pode ser feito diretamente ao seu responsável direto, ao CCO ou através do canal de denúncias da Empresa. Este canal de denúncias oferece um meio confidencial e seguro para reportar irregularidades éticas ou comportamentos inadequados, garantindo a proteção do denunciante e a devida investigação e resposta por parte da empresa.
Ao estabelecer estes canais de comunicação e denúncia, a Companhia reafirma o seu compromisso com a transparência, a responsabilidade e o respeito para com todos os seus empregados e colaboradores. Estes mecanismos não só permitem abordar rapidamente possíveis problemas éticos, como também fomentam uma cultura de confiança e colaboração em toda a organização.
| N.º Versão | Fecha | Editor | Aprovado por: | Descrição da alteração |
| 1.0 | 31/05/20204 | Legal e Conformidade | Diretor Jurídico e de Conformidade | Versão inicial |
