El present document resulta d’aplicació, de forma independent, a tots/es els empleats/des de PIB Group Iberia Corredoria d’Assegurances i Reassegurances SAU, d’ara endavant, indistintament, “PIB Group Iberia” o “la Companyia”, la qual cosa a aquests efectes inclou, a títol enunciatiu, però no limitatiu: els/les empleats/des fixos/es i-; treballadors/ores en períodes de formació i l’aprenentatge; voluntaris/es; becaris/àries; directius/es i la resta de col·laboradors/es amb relació laboral o mercantil. D’ara endavant, i als únics efectes del present document, “empleats/des”.
Els valors ètics són els principis essencials i perdurables duna organització. Són aquells valors irrenunciables i fonamentals que han de guiar totes les nostres accions i els nostres comportaments, i que formen la identitat de l’organització.
La Direcció de la Companyia considera que la Integritat Corporativa, entesa com a observació sistemàtica d’estrictes estàndards de comportament ètic a l’empresa, constitueix una font de creació de valor estable i un requisit indispensable per preservar la confiança de la societat en qualsevol institució, protegint la reputació de l’empresa en tots els seus àmbits.
En aquest sentit, el Codi Ètic de la Companyia representa una guia d‟actuació i comportament de compliment obligat, que desenvolupa els principis ètics bàsics perquè l‟actuació que es dugui a terme en execució d‟activitats professionals compleixi amb els principis de legalitat, integritat i transparència.
Aquest Codi d’Ètic i de Conducta ha estat adaptat als nous requisits legals i, en particular, a la Llei Orgànica 5/2010, de 22 de juny, mitjançant la qual es reforma l’anterior Codi Penal d’Espanya. A més, s’han tingut presents tractats internacionals sobre drets humans, prevenció de blanqueig de capitals i finançament del terrorisme, anticorrupció i sostenibilitat.
Tot això, amb l’objectiu de continuar enfortint la conscienciació de tots i cadascun dels professionals que formem part de PIB Group Iberia, en relació amb el deure del fidel compliment de les lleis vigents i de les normes i els principis ètics de la nostra societat.
Aquest Codi Ètic i de Conducta ha estat aprovat pel Consell d’Administració de la Companyia i el seu compliment és exigible tant a l’àrea de Direcció com a tots els empleats que conformen la Companyia. Tots estan obligats a respectar els principis aquí recollits ia complir els procediments interns per al millor funcionament de la Companyia. En endavant el Codi es referirà a tots/es ells/es, indistintament, com a empleats/des amb independència de la posició que ocupin o del lloc on exerceixin la seva activitat.
Encara que, com és lògic, la responsabilitat incrementa a mesura que augmenta el nivell jeràrquic, el respecte i el seguiment dels principis i normes establerts en aquest Codi són, sempre i sense excepció, de compliment obligat per a tots els empleats de PIB Group Iberia.
L’incompliment d’aquest pot tenir conseqüències greus per a l’empresa, com ara sancions, danys a la reputació, pèrdua de clients i de la confiança del mercat, etc.
Les faltes greus a aquest Codi podrien donar lloc a mesures disciplinàries, que poden desembocar en acomiadaments i/o en accions legals.
El contingut del Codi ha de prevaler sobre el d’aquelles normes internes que el puguin contradir, llevat que aquestes estableixin requisits de conducta més exigents.
L’aplicació del contingut del Codi, en cap cas, no pot donar lloc a la vulneració de les disposicions legals aplicables.
Si aquesta circumstància és apreciada, els continguts del Codi s’han d’ajustar al que preveuen aquestes disposicions legals.
Aquest Codi de Conducta no pretén ser un manual exhaustiu que cobreixi totes i cadascuna de les possibles casuístiques o situacions en què es pugui veure embolicat un empleat/da de PIB Group Iberia. Es tracta d’una guia d’actuació i comportament, l’objectiu fonamental del qual és ajudar a prendre decisions sobre la base dels principis i les normes expressats aquí.
La responsabilitat principal de la direcció de la Companyia és vetllar per la sostenibilitat de l’entitat. Per això, el primer nivell de direcció de la Companyia i tot el seu equip directiu, seran model de referència en el seu comportament i en el compliment del Codi, i posaran tots els mitjans al seu abast per difondre els valors i principis de la Companyia, fent complir sense excepció les pautes de conducta contingudes en aquest.
Qualsevol dubte que pugui sorgir en relació amb la interpretació del present Codi de Conducta, així com en l’aplicació pràctica del mateix, s’haurà de consultar al superior jeràrquic immediat o bé al Chief Compliance Officer (CCO) que és el responsable de fer-ne el seguiment i control de l’adequada aplicació.
Tots els empleats de PIB Group Iberia tenen el deure i l’obligació de complir amb els valors i principis ètics d’aquest Codi d’Ètic i de Conducta, així com amb totes les normes que se’n derivin.
El Codi serà posat a disposició del personal perquè el puguin conèixer i plantejar les qüestions que la seva interpretació el puguin suscitar.
Aquest Codi no pot abastar totes les situacions possibles, per la qual cosa cal fer ús del bon criteri i la diligència deguda per diferenciar les conductes professionals i correctes que requereixen cada situació.
PIB Group Iberia vetllarà per la no aplicació de cap tipus de càstig o represàlia sobre cap col·laborador que, actuant amb integritat, lleialtat i de bona fe, hagi denunciat davant del CCO qualsevol comportament contrari als valors i principis.
Tots els objectius de negoci i accions perseguits han de ser coherents amb els valors bàsics de la companyia.
En la qualitat de fonaments dels Principis Ètics, els valors bàsics fomenten la confiança entre tots els grups d’interès, per ajudar a complir o fins i tot sobrepassar les expectatives.
El comportament empresarial i professional dels que integren la Companyia, per tant, s’ha d’atenir als principis següents que resulten claus en la seva cultura:
En concret, i per l’especial regulació del sector en què es desenvolupa l’activitat, s’haurà de complir de manera exhaustiva el Reial decret llei 3/2020, del 4 de febrer, de mesures urgents pel qual s’incorporen a l’ordenament jurídic espanyol diverses directives de la Unió Europea en l’àmbit de la contractació pública en determinats sectors; d’assegurances privades; de plans i fons de pensions; de làmbit tributari i de litigis fiscals.
Les activitats empresarials i professionals de la Companyia i els seus empleats/des i col·laboradors/es es basen en el valor de la integritat i es desenvolupen d’acord amb els principis d’honestedat, evitació de tota forma de corrupció i respecte a les circumstàncies i necessitats particulars de tots els subjectes implicats. Tractem totes les persones de manera justa i honesta. Complim totes les lleis aplicables, les regulacions i les polítiques internes.
Pel que fa a la nostra específica activitat, no es permet amagar informació a un client/ao possible client/a sobre els productes que li són oferts o que ha contractat.
Els/les professionals que integrem PIB Group Iberia, estem subjectes a obligacions ia deures dins del nostre afany professional. Les nostres accions i la manera com actuem incideixen de forma directa en la reputació de la Companyia als mercats ia la societat. Un comportament inadequat o el trencament de la llei per part de qualsevol dels nostres col·laboradors/es, pot produir un dany considerable o fins i tot irreparable a la imatge i reputació de la nostra organització. És responsabilitat de tots i cadascun de nosaltres mantenir un comportament adequat per promoure la bona imatge i reputació de la Companyia a totes les comunitats i països on és present.
La Companyia promou el desenvolupament professional i personal de tots els empleats/des i col·laboradors/es, assegurant la igualtat d’oportunitats a través de les polítiques d’actuació.
No es permet cap mena de discriminació en l’àmbit laboral o professional per motius d’edat, raça, sexe o religió, opinió política, origen social, orientació sexual o discapacitat.
La Companyia recolza, i es compromet a continuar implantant i desenvolupant, aquelles polítiques que s’encaminin a la integració laboral ia la promoció d’oportunitats de feina de les persones amb discapacitat.
La Companyia es compromet a establir una política efectiva digualtat doportunitats perquè els seus empleats/des desenvolupin la seva activitat professional sobre la base del principi de mèrit. Les decisions de promoció estaran basades en circumstàncies i valoracions de caràcter objectiu.
De la mateixa manera, la Companyia es compromet a mantenir una política d’inversió per a l’aprenentatge i la formació personal i professional dels seus empleats/des i col·laboradors/es.
Els empleats/des respectaran i fomentaran la política digualtat doportunitats en el seu àmbit professional, es comprometran amb la seva formació personal i contínua, i recolzaran laprenentatge personal i professional dels seus companys/es.
Amb caràcter general, els processos de selecció de la Companyia seran oberts, perquè hi puguin accedir el nombre més gran de persones amb la qualificació adequada per cobrir el lloc de treball ofert, i es desenvoluparan d’acord amb mètodes objectius de valoració que prenguin en consideració, d’acord amb mèrits acreditats i sempre sota el principi d’igualtat d’oportunitats, la qualificació professional i la capacitat dels candidats/es.
Les noves ofertes seran publicades prèviament de manera interna, per garantir que puguin postular els empleats/des de la Companyia en igualtat de condicions.
Les persones dels qui depengui, directament o indirectament, la selecció i/o contractació de personal, guiaran les seves decisions i actuacions sense admetre la influència de factors que puguin alterar l’objectivitat del seu judici, d’acord amb els criteris establerts als procediments de selecció i contractació de la Companyia.
Els empleats/des de la Companyia participaran en la definició dels seus objectius i tindran coneixement de les avaluacions que se’ls realitzin.
La Companyia garanteix als seus empleats un entorn lliure de riscos contra la salut a totes les seves instal·lacions. Aquest objectiu s’atén mitjançant l’adopció de normes i procediments inspirats en les millors pràctiques internacionals en matèria de salut laboral i prevenció de riscos laborals, adaptats als requeriments legals que, en cada cas, siguin aplicables.
Tots els empleats/des són responsables d’observar un compliment rigorós de les normes de salut i seguretat, aplicant les normes i recomanacions corresponents, amb l’objectiu de minimitzar i prevenir els riscos laborals.
La Companyia considera que tant l’objectiu de preservar un clima laboral saludable com d’assolir ambients professionals d’alta productivitat és incompatible amb el consum de substàncies psicotròpiques il·legals o l’abús de l’alcohol. L’exercici de funcions laborals sota els seus efectes serà sancionat d’acord amb les normes aplicables (entre d’altres, les incloses al conveni col·lectiu d’aplicació).
La Companyia informarà puntualment i periòdicament els seus empleats/des sobre les línies mestres del seu Pla estratègic i sobre la marxa de la Companyia
Tots els empleats de la Companyia han d’actuar amb un esperit de col·laboració, posant a disposició de les altres unitats i persones que integren la Companyia, els coneixements o recursos que puguin facilitar la consecució dels objectius i interessos de la Companyia.
Els empleats han de treballar de manera eficient i responsable durant la jornada laboral, rendibilitzant el temps i els recursos que l’empresa posa a la seva disposició, i tractant d’aportar el màxim valor a tots els processos en què participen.
El personal de la Companyia està obligat a respectar la intimitat personal i familiar de totes les persones, tant dels empleats de l’entitat com de qualsevol altra persona a les dades de la qual tingui accés derivat de l’activitat professional.
La utilització de les dades ha de seguir les vies generals establertes, atenent els principis generals dús i compliment dels procediments interns.
El compliment dels procediments i manuals que es desenvolupin en atenció a la normativa protecció de dades és obligatori per al personal de la companyia afectat per aquesta.
La Companyia es compromet a sol·licitar i utilitzar exclusivament aquelles dades dels empleats i col·laboradors, que siguin necessàries o la constància de les quals sigui exigida per la normativa aplicable.
La Companyia prendrà totes les mesures per preservar la confidencialitat de les dades de caràcter personal de què disposi.
Els/les empleats/des que, per motiu de l’exercici de la seva activitat professional, tinguin accés a informació d’altres empleats/ades o col·laboradors/es respectaran i promouran la d’aquesta confidencialitat informació i en faran un ús responsable i professional.
La Companyia respecta les comunicacions personals dels seus empleats i professionals a través d’Internet i altres mitjans de comunicació d’acord amb la normativa interna relativa a l’ús de mitjans informàtics propietat de la Companyia; no obstant això, els empleats es comprometen a fer un ús responsable dels mitjans de comunicació, i, en general, de qualssevol altres mitjans que es posin a la seva disposició.
En reconeixement de la importància de mantenir un equilibri saludable entre les responsabilitats personals i professionals dels nostres empleats/des, la Companyia valora profundament els beneficis que aquest equilibri comporta, tant pel benestar individual dels treballadors/es com per l’èxit i la sostenibilitat de l’organització en conjunt. Per tant, la Companyia es compromet a fomentar mesures que facilitin la conciliació entre la vida laboral i personal dels nostres empleats/des.
A més, es promou una cultura organitzacional que reconegui i celebri la importància de la conciliació entre la vida laboral i personal, fomentant una mentalitat de respecte mutu i suport entre col·legues. En fer-ho, s’aspira a cultivar un entorn de treball en què els empleats se sentin valorats, motivats i capaços d’assolir un equilibri satisfactori entre les seves responsabilitats professionals i personals.
El comportament del personal de la Companyia estarà presidit pel respecte als altres treballadors/es ia tercers/es, sense que estigui permès o emparat, de cap manera, la manca de respecte o l’actitud hostil cap a un tercer en l’àmbit de la relació professional.
De cap manera les relacions laborals, professionals o contractuals establertes pels empleats/ades de la Companyia entre si, o amb altres persones, poden ser utilitzades per propiciar situacions d’assetjament o intimidació o qualsevol altra que atempti contra la seva dignitat personal o suposi la seva discriminació.
Es rebutja qualsevol manifestació de violència, assetjament, abús d’autoritat i qualsevol altre comportament que generi intimidació o menyspreu envers les persones.
La dignitat de les persones, així com la manca de discriminació personal i professional, es configuren com dos principis fonamentals que han de regir el comportament de tot el personal de la Companyia.
La Companyia posa a disposició dels seus empleats/des els recursos necessaris per a l’exercici de la seva activitat professional i es compromet a facilitar els mitjans necessaris per a la protecció i salvaguarda dels mateixos.
Els empleats no utilitzaran aquests recursos per a usos personals o extraprofessionals o per a l’exercici d’activitats que no estiguin relacionades directament amb l’interès de l’Entitat, responsabilitzant-se així mateix de la protecció d’aquells que li fossin confiats en relació amb el seu treball, observant en la seva custòdia la màxima cura.
Tots els empleats han d’utilitzar els recursos de la Companyia de manera responsable, eficient i apropiada a l’entorn de la seva activitat professional. Així mateix, evitaran qualsevol actuació, en especial activitats i despeses supèrflues, que perjudiquin l’Entitat.
La Companyia limita la possibilitat d’adquisició de béns pertanyents al seu patrimoni empresarial per part dels empleats/des, als casos en què la transacció sigui conseqüència d’un procés d’oferta transparent, de caràcter no limitat i en què s’apliquin criteris d’adjudicació objectius.
La Companyia és titular de la propietat i dels drets dús i explotació dels programes i sistemes informàtics, equips, productes, manuals, projectes, estudis, informes i altres obres i drets creats, desenvolupats, perfeccionats o utilitzats pels seus empleats/des, en el marc de la seva activitat laboral.
Els professionals respectaran el principi de confidencialitat quant a les característiques dels drets, llicències, dades, programes, sistemes i coneixements tecnològics, en general, la propietat dels quals o drets d’explotació o d’ús corresponguin a la Companyia. En cap cas no en faran ús en profit propi, llevat de la seva feina, ni els cediran, amb contraprestació o sense, a tercers, fins i tot fins i tot havent cessat la seva relació laboral.
Els empleats no explotaran, reproduiran, replicaran o cediran els sistemes i aplicacions informàtiques de la Companyia per a finalitats alienes a la mateixa. Així mateix, els empleats no instal·laran o utilitzaran en els equips informàtics facilitats per l’Entitat programes o aplicacions la utilització dels quals sigui il·legal o que puguin perjudicar o danyar els sistemes o perjudicar la imatge o els interessos de la Companyia, dels clients o de terceres persones.
Quan els/les empleats/des detectin un problema o tinguin alguna preocupació/inquietud en relació amb un assumpte determinat, l’hauran de plantejar internament a través dels responsables de Departament, de Recursos Humans, o al Comitè de Direcció de la Companyia.
Els professionals, a més de plantejar els dubtes o presentar denúncies a través dels canals habituals, també disposen d’un canal de denúncia confidencial que la Companyia posa a la vostra disposició. Les denúncies que siguin presentades per aquest mitjà seran rebudes pel Chief of Legal and Compliance Officer .
La Companyia no tolerarà cap tipus de represàlia contra aquells empleats que plantegin preocupacions i denúncies de conductes il·lícites, de bona fe. Els/les empleats/des que promoguin la denúncia i informació gaudiran de total confidencialitat.
Els/les empleats/des no podran desenvolupar activitats externes, remunerades o no, que poguessin perjudicar o entrar en col·lisió amb els interessos o imatge de la Companyia, per això hauran d’evitar aquelles situacions que poguessin donar lloc a un conflicte entre els interessos personals i els de la Companyia, i s’abstindran, per tant, de representar a l’Entitat o intervenir o influir en . D’aquesta manera sempre han d’actuar en el compliment de les seves responsabilitats amb lleialtat absoluta.
No obstant això, es reconeix i respecta la intervenció dels empleats en activitats professionals i empresarials diferents de les que desenvolupen a la Companyia, sempre que siguin legals i no entrin en col·lisió amb les responsabilitats que tenen com a empleats. Per tant, s’entendran compreses com a activitats permeses les següents:
Totes aquestes activitats no poden limitar la disponibilitat o flexibilitat horària requerida a determinades funcions a la Companyia, ni suposar una minva a l’eficiència en l’exercici d’aquestes.
Les situacions susceptibles de ser considerades com a conflicte d’interessos i no definides anteriorment hauran de ser comunicades per a la seva oportuna valoració al Chief of Legal and Compliance Officer .
Cap empleat/ada no podrà concedir, aprovar o exercir influència perquè s’aprovin finançaments o negocis entre la Companyia, clients/es o proveïdors/es amb què estigui vinculat personalment o familiarment, ni representar la Companyia en transaccions o operacions en què els seus interessos personals o familiars puguin col·lisionar amb els interessos de la Companyia.
Des de PIB Group Iberia, defensem l’honestedat del comerç i la transparència dels mercats mitjançant la competència justa i rebutgem qualsevol pràctica corrupta. Competim sobre la base de la qualitat i la innovació dels nostres productes i serveis; mai oferint a tercers/es -clients/es, proveïdors/es, consultors/es, competidors/es o autoritats- beneficis o avantatges que siguin inapropiats i l’objectiu dels quals sigui l’obtenció d’una posició avantatjosa o improcedent en una transacció comercial o al mercat, en general. Els actius de PIB Group Iberia no es poden utilitzar per intentar influir en la voluntat del receptor dels mateixos.
En conseqüència, PIB Group Iberia, prohibeix a tots els seus col·laboradors/es oferir, prometre, garantir, lliurar o autoritzar el lliurament de suborns, ja sigui mitjançant el lliurament de diners o de qualsevol altre tipus de benefici, avantatge o favor, de forma directa o indirecta -mitjançant consultors/es, agents, socis o intermediaris en general- a una altra persona/es o amb clients/es mantingui o pugui mantenir relacions de qualsevol tipus.
Igualment, queda totalment prohibit a tots els/les empleats/des de PIB Group Iberia exigir, sol·licitar, acceptar, obtenir o rebre suborns o promeses de forma de diners o altres tipus de benefici, avantatge o favor de qualsevol persona o entitat, que poguessin influir d’alguna manera en la seva objectivitat i imparcialitat o influir en les seves decisions professionals. Això no obstant, això no s’aplicarà quan es tracti de regals o obsequis ocasionals el valor dels quals sigui simbòlic, així com menjars o esdeveniments als quals el col·laborador estigui convidat en el marc del desenvolupament normal d’una relació comercial, que siguin habituals amb els costums locals i que tinguin un valor raonable. A aquests efectes, són regals o obsequis permesos els que compleixin amb les condicions següents:
Qualsevol benefici, avantatge, regal o obsequi, o qualsevol altre tipus d’atenció oferida o rebuda pels empleats/ades de la Companyia, que no compleixi amb les condicions exposades anteriorment, ha de ser rebutjada o tornada i, en cas d’existir indicis clar de tractar-se d’un suborn, haurà de ser denunciat davant el CCO.
Addicionalment, en els casos en què PIB Group Iberia treballi amb consultors, agents, intermediaris o socis comercials, cal que aquests coneguin els valors i principis ètics de la Companyia en relació amb les pràctiques anticorrupció, així com les normes, i s’hi sotmetin. A més, és responsabilitat de qui sigui l’encarregat de signar contractes de col·laboració, avaluar prèviament no només la idoneïtat professional dels tercers, sinó que també la reputació. En aquest sentit, caldrà contemplar la inclusió de clàusules específiques i apropiades als contractes esmentats, amb l’objectiu de protegir PIB Group Iberia.
En línia amb els nostres valors fonamentals de justícia i igualtat laboral, la Companyia es compromet a respectar plenament la llibertat dassociació i la negociació col·lectiva dels seus treballadors/es. Reconeixem el dret dels empleats a associar-se lliurement ia participar en activitats sindicals en l’exercici dels seus drets laborals.
PIB Group Iberia es compromet a mantenir una actitud oberta i col·laborativa cap a la representació dels treballadors i treballadores, reconeixent la seva importància com a part integral de l’entorn laboral. Valorem el diàleg constructiu i la negociació de bona fe com a eines fonamentals per abordar les preocupacions i necessitats dels nostres empleats/des.
A més, ens comprometem a fomentar un ambient de treball inclusiu i respectuós, on totes les veus siguin escoltades i considerades en la presa de decisions que afectin els empleats. Això implica establir canals efectius de comunicació i consulta amb els representants sindicals, així com garantir la transparència en els nostres processos i les polítiques laborals.
En mantenir aquesta postura col·laborativa, aspirem a promoure relacions laborals harmonioses i constructives, basades en el respecte mutu i la cerca de solucions conjuntes per al benefici de tota la nostra comunitat laboral.
Els empleats de la Companyia en l’exercici de les competències i activitats que tinguin atribuïdes mantindran una conducta personal, comercial i professional íntegra, amb respecte a les lleis mercantils o altres que regulin l’activitat econòmica i la vida dels negocis, així com a les bones pràctiques del sector assegurador.
A aquests efectes, i tenint en compte que la normativa aplicable al sector de la mediació d’assegurances -així com la relativa a blanqueig de capitals i finançament del terrorisme-, obliga les corredories a acreditar el compliment dels seus empleats/des i directius/es d’aquest requisit, tots els/les empleats/des de la Companyia es comprometen a no tenir cura, exercici d’activitats financeres contra la Hisenda Pública, Seguretat Social i l’Administració Pública; ja no haver estat sancionats administrativament en matèria asseguradora, bancària, mercat de valors, Hisenda Pública, de Seguretat Social, competència deslleial o abús de mercat, moviment de capitals, transaccions econòmiques amb l’exterior, blanqueig de capitals i finançament del terrorisme i protecció de consumidors i usuaris, per haver incorregut en infraccions tipificades com a molt greus o greus.
La Companyia i els seus empleats/des basaran les seves relacions amb els seus clients/es, proveïdors/es, competidors/es i socis/es, així com amb altres agents del mercat en els principis d’integritat, professionalitat i transparència, en els valors ètics continguts al Codi i en les pautes d’actuació següents:
La Companyia considera els/les clients/es com a centre de la seva activitat, a fi d’establir relacions duradores amb ells basades en la recíproca aportació de valor i en la confiança mútua.
La Companyia aporta valor mitjançant l’assessorament professionalitzat i la innovació en la configuració i la prestació eficient de productes d’assegurances i serveis adaptats a les necessitats que, en cada moment, percep dels seus clients/es.
Els principis que han de regir i estar sempre presents a la nostra relació amb els clients/es són:
La Companyia es compromet de manera infrangible amb l’excel·lència en la qualitat dels seus productes o serveis, així com amb la millora contínua dels seus processos organitzatius per garantir una atenció i un servei òptims als seus clients/es.
Per tal de complir aquest compromís, la Companyia dedicarà tots els recursos necessaris per assolir l’excel·lència en tots els aspectes de la seva operació. Això implica una revisió constant dels nostres processos i procediments, així com la implementació de mesures adequades per garantir que la nostra política de qualitat s’integri i practiqui a tots els nivells de l’organització.
En aquest context, és imperatiu que tots els empleats i col·laboradors s’adhereixin a aquests principis de qualitat. S’espera que qualsevol preocupació, error o omissió que pugui afectar negativament l’experiència de client/a sigui comunicada immediatament als superiors jeràrquics pertinents. A més, s’establirà un canal designat per reportar qualsevol reclamació legal real o potencial, així com qualsevol errada, omissió o queixa rebuda. L’objectiu és abordar aquestes qüestions de manera ràpida i efectiva, assegurant una resolució satisfactòria per a totes les parts involucrades i preservant la reputació i la integritat de la companyia.
La Companyia considera que un dels elements principals en què se sustenta la confiança dels seus clients/es el constitueix l’apropiada salvaguarda de la seva informació i la limitació efectiva del seu ús d’acord amb el que preveuen les disposicions legals que, en cada cas, siguin aplicables.
Les dades no públiques en poder de la Companyia sobre clients/es, proveïdors/es, empleat/ada o tercers/es tenen caràcter confidencial i han de ser tractats complint els acords contractuals de confidencialitat a què es trobin sotmesos, i en tot cas, d’acord amb la normativa de protecció de dades vigent en allò que li sigui aplicable.
El personal que manegi dades daquest tipus té la responsabilitat datorgar-los la custòdia i lús apropiat.
La informació, no pública, de què la Companyia disposa sobre els seus clients/es i les seves operacions, té caràcter confidencial. La Companyia ha adoptat normes i procediments per a:
Els/les empleats/des, que per raó del seu càrrec o de la seva activitat professional, disposin o tinguin accés a informació de clients/es, són responsables de la seva custòdia i ús apropiat.
La informació i la documentació de la Companyia que no sigui pública, es considera un actiu fonamental, sense que estigui permesa la seva apropiació per part del personal d’aquesta.
El deure de confidencialitat en aquell que hagi tingut accés a dades personals i/o informació confidencial subsisteix fins i tot quan la relació laboral hagi finalitzat.
La Companyia adquireix el compromís de facilitar als seus clients informació oportuna, precisa i comprensible sobre les seves operacions, així com informació clara i veraç sobre:
Els/les empleats/des de la Companyia ha de respectar el principi de transparència, i està obligat a vetllar perquè cap actuació seva pugui ser susceptible d’interpretar-se com a engany en perjudici de clients/es, proveïdors/es o tercers/es, informant a qui estigui interessat a concertar una assegurança de les condicions, cobertura i altres aspectes del contracte que al seu parer convé subscriure.
El personal de la Companyia haurà d’abstenir-se de concertar contractes en nom de clients/es si prèviament no ha rebut el mandat i el seu consentiment.
Qualsevol reclamació d’un client/a, una asseguradora o d’un tercer/a haurà de ser tramitada d’acord amb el procediment intern, documentada i contestada de manera i forma adequada per la persona o òrgan designat a aquest efecte. L’objectiu d’aquestes directrius és poder demostrar que anteposem els interessos dels clients als nostres i actuem amb total professionalitat.
Aquest compromís requereix una diligència especial en l’actuació professional de totes les persones amb responsabilitat en el manteniment dels processos i sistemes d’informació per a la clientela, en l’atenció personal de les seves sol·licituds d’informació i en la resolució de les seves reclamacions.
El personal que gestioni la presentació d’ofertes a licitacions, públiques o privades, haurà d’abstenir-se de qualsevol tipus de conducta que pogués ser entesa com una concertació de preus, ja sigui amb el mateix licitador o amb els tercers participants.
La Companyia aplica criteris corporativament establerts que regulen l’adquisició de béns i serveis, així com la selecció de col·laboradors/es externs de manera que aquestes es realitzin d’acord amb els principis següents:
S’adequaran, els processos de selecció de col·laboradors/es externs, proveïdors i subministradors, a criteris d’objectivitat, imparcialitat i s’evitarà qualsevol conflicte d’interessos o favoritisme a la seva selecció.
La Companyia promourà, sempre que sigui possible, la concurrència d’una pluralitat de col·laboradors/es i proveïdors de béns i serveis les característiques i condicions ofertes dels quals s’ajustin, en cada moment, a les necessitats i requisits de la Companyia.
Tots els empleats que participin en processos de selecció de proveïdors i col·laboradors externs, tenen l’obligació d’actuar amb imparcialitat i objectivitat, aplicant criteris de qualitat i cost, evitant la col·lisió dels seus interessos personals amb els de l’Entitat.
Els preus, honoraris i les informacions presentades pels col·laboradors/es, proveïdors/es i subministradors/es en un procés de selecció seran tractats confidencialment i no es revelaran a tercers/es, llevat del consentiment dels interessats/des i excepte els casos d’obligació legal, o compliment de resolucions judicials o administratives.
No obstant això, quan en algun procés de negociació fos necessari, només es donaria a conèixer a tots els oferents els preus de referència sense identificació de les empreses titulars proveïdores.
Els empleats que, per la seva activitat, accedeixin a dades relatives a proveïdors i subministradors, han de mantenir la confidencialitat d’aquestes dades i donar compliment al que estableix la legislació sobre protecció de dades de caràcter personal, en la mesura que sigui aplicable.
La Companyia es compromet a competir lleialment en els mercats on està present, fomentant la lliure competència i complint amb les disposicions legals en vigor, la qual cosa redunda en benefici dels/de les consumidors/es i en l’eficiència i competitivitat de les empreses.
Les relacions amb les empreses competidores han de ser lleials i estar presidida pel principi del respecte cap a l’activitat empresarial del tercer. El personal de la Companyia està obligat a vetllar perquè es mantingui la confidencialitat de qualsevol classe dinformació reservada o sensible daltres empreses, a les quals hagi tingut accés de forma lícita i en el marc de negociacions o relacions empresarials.
L’obtenció d’informació d’altres competidors o de qualsevol tercer només es pot fer per les vies estrictament legals, i no es pot fer ús d’informació privilegiada.
Els empleats s’abstindran de realitzar o promoure qualsevol actuació que pugui resultar contrària a la regulació en aquesta matèria. Qualsevol actuació que plantegi algun tipus de dubte al respecte haurà de ser consultada amb el Comitè de Direcció abans de ser duta a terme.
Cap treballador que s’incorpori a la Companyia podrà utilitzar documentació confidencial o secreta que hagi pogut obtenir de les ocupacions anteriors. Queda expressament prohibit aquest ús il·lícit de documentació aliena a la Companyia.
Els deures de confidencialitat del personal de la Companyia subsistiran indefinidament, encara que la relació laboral hagi finalitzat. Els empleats no es podran emportar cap tipus d’informació o documentació de la Companyia, inclosa la que estigui en suport informàtic, ni aportar o utilitzar aquesta informació en interès d’una altra companyia.
El personal que gestioni la presentació d’ofertes en licitacions, públiques o privades, haurà d’abstenir-se de qualsevol tipus de conducta que pogués ser entesa com una concertació de preus, ja sigui amb el propi licitador o amb els/les tercers participants.
En virtut de les nostres polítiques internes i en estricta observança de les lleis vigents, volem emfatitzar que la realització de qualsevol mena de donació als partits polítics, així com a les seves fundacions o federacions, en nom de la nostra Companyia, està estrictament prohibida. Aquest mandat inclou també la utilització dels fons corporatius per finançar qualsevol partit polític, fins i tot de manera indirecta.
Creiem fermament en la importància de mantenir la imparcialitat i la transparència a les nostres operacions, i, per tant, reafirmem el nostre compromís amb la neutralitat política i el compliment rigorós de les normatives establertes per garantir la integritat i l’ètica en totes les nostres activitats empresarials.”
Les relacions amb les autoritats, els organismes reguladors i les administracions se sotmetran als principis de cooperació i transparència.
Amb la finalitat de poder determinar l’existència d’incompatibilitats, s’informarà prèviament al Chief of Legal and Compliance Officer a l’acceptació de qualsevol càrrec públic.
Els empleats de la Companyia no hauran d’oferir, prometre, lliurar qualsevol tipus d’obsequi o forma suborn o benefici no justificat a funcionaris, autoritats, o comissió no justificada a tercers o companyies asseguradores. Els actes de suborn, els quals es troben expressament prohibits i penats, inclouen l’oferiment o la promesa, directe o indirecte, de qualsevol tipus d’avantatge o la utilització de qualsevol instrument per al seu encobriment.
No s’oferiran ni lliuraran regals o atencions a persones o institucions amb què la Companyia tingui relació i que puguin influir de manera impròpia en els seus processos de decisió o la pròpia relació. Només seran admissibles aquells obsequis de cortesia social que formin part de la política interna establerta a aquest efecte, sempre de conformitat amb la legislació vigent, i de les normes i els procediments de l’entitat potencialment receptores.
Els empleats de la Companyia que tingui relació amb alguna autoritat o funcionaris públics que pugui influir en algun aspecte de la societat, haurà d’evitar influir, encara de manera indirecta, en una eventual presa de decisió que afecti la Companyia.
El compliment de les obligacions tributàries i els pagaments a la seguretat social a què estigui obligada la Companyia es duran a terme d’una manera responsable, lleial i adequada a la legalitat vigent.
El personal de la Companyia està obligat a respectar els principis de claredat, transparència i veracitat en el seu exercici professional. Està totalment prohibida la falsificació, ocultació o simulació de dades, seients comptables, etc. que tinguen com a finalitat l’elusió de pagaments o obtenció d’il·lícits beneficis que causen un perjudici a la Hisenda Pública, a la Seguretat Social oa qualsevol creditor.
La informació economicofinancera de la Companyia ha de reflectir fidelment la seva realitat econòmica, financera i patrimonial, d’acord amb els principis de comptabilitat acceptats generalment i les normes internacionals d’informació financera que siguin aplicables. A aquests efectes, cap professional no ha d’ocultar o distorsionar la informació dels registres i informes comptables de la Companyia.
Els/les empleats/des de la Companyia responsable de la comptabilitat i finances està obligat a complir de manera exhaustiva la normativa que afecta els aspectes comptables, financers, econòmics, tributaris, o qualsevol altre que afecti les declaracions fiscals de la Companyia.
La Companyia, com a subjecte obligat en la prevenció del blanqueig de capitals i finançament del terrorisme, compta amb els procediments i manuals referenciats a la normativa de prevenció de blanqueig de capitals. La Companyia estableix polítiques per prevenir i evitar en el transcurs de les operacions la realització de pagaments irregulars o blanqueig de capitals amb origen en activitats il·lícites o delictives.
El personal de la Companyia, a efectes d’evitar incórrer en el risc de blanqueig de capitals, ha d’actuar d’acord amb els manuals, la formació i els procediments aprovats a aquest efecte.
Des de PIB Group Iberia, no facilitem el blanqueig de diners ni el finançament d’activitats terroristes. Per aquest motiu, col·laborem amb les autoritats competents de cada país, en la lluita contra el blanqueig de capitals i el finançament d’activitats terroristes, aportant tota la informació que ens sol·licitin d’acord amb les normes i les reglamentacions legals vigents en la matèria, així com denunciant les operacions sospitoses.
La Companyia, seguint les recomanacions del Grup d’Acció Financera Internacional (GAFI) i d’acord amb el que disposa la Llei 10/2010 de 28 d’abril, ha implementat una sèrie de normes i procediments específics per a la prevenció i detecció d’operacions de blanqueig de capitals i finançament del terrorisme de les societats de PIB Group Iberia. Entre aquests procediments, destaquem:
La Companyia es compromet a una actuació socialment responsable, orientada a generar riquesa per a la societat en què es desenvolupa, compatibilitzant aquesta actuació amb el necessari benefici empresarial.
Els directius/es de la Companyia es comprometen a vetllar per la sostenibilitat de l’empresa, primant aquest principi sobre el benefici a curt termini, així com a procurar l’interès general per sobre dels interessos personals.
El compromís de la Companyia amb la societat es concreta en el desenvolupament de patrocinis, mecenatges i col·laboracions, que es poden canalitzar a través d’acords i assignació de recursos a organitzacions socials i institucions, de manera coherent amb l’estratègia de l’Entitat.
Igualment, a través de la Companyia i de la col·laboració voluntària dels seus empleats/des, s’impulsaran i desenvoluparan projectes de contingut solidari.
La Companyia reconeix la importància crítica de preservar i protegir el nostre medi ambient en totes les nostres operacions i activitats comercials. Com a part del nostre compromís amb la sostenibilitat i la responsabilitat ambiental, ens comprometem fermament a adoptar pràctiques empresarials que procurin el major respecte possible cap al medi ambient ia minimitzar qualsevol impacte negatiu que les nostres activitats hi puguin tenir.
Per assolir aquests objectius, la Companyia proporcionarà als seus empleats els mitjans adequats i la formació necessària per promoure la consciència ambiental i l’aplicació de pràctiques sostenibles a totes les àrees de la nostra activitat.
A més, ens comprometem a complir estrictament amb tota la legislació ambiental aplicable a les nostres operacions, així com a promoure activament l’adopció de bones pràctiques mediambientals entre els nostres empleats i altres parts interessades amb què interactuem. Això implica no només complir les regulacions existents, sinó també buscar constantment oportunitats per millorar el nostre exercici ambiental i reduir la nostra empremta ecològica.
En assumir aquest compromís, no només busquem protegir i preservar el nostre entorn natural per a les generacions futures, sinó també contribuir al benestar de les comunitats en què operem i reforçar la nostra reputació com a empresa socialment responsable i compromesa amb la sostenibilitat.
Com a conseqüència del desenvolupament de les seves activitats empresarials, la Companyia obté dels seus clients/es, empleats/des, col·laboradors/es, proveïdors/es i administradors/es, o d’altres persones físiques amb què es relaciona, informació de caràcter personal, que considera privativa de l’individu.
Al compromís de confidencialitat reflectit a diferents punts del present Codi, la Companyia afegeix l’establiment d’un conjunt de normes i procediments específics, establerts a la política de Protecció de dades, que han estat adoptats per la Companyia, amb la finalitat de protegir i assegurar el tractament apropiat de les dades de caràcter personal.
Aquestes normes i procediments s’han d’ajustar al que estableixen els requeriments legals que, en cada cas, siguin aplicables.
Amb independència de les responsabilitats específicament assignades a determinades àrees de la Companyia, en matèria de seguretat de la informació i de protecció de dades de caràcter personal, els empleats que, per raó del seu càrrec o de la seva activitat professional, disposin o tinguin accés a aquest tipus de dades, són responsables de la seva custòdia i ús apropiat.
Com a part del nostre compromís amb la transparència i la integritat en la gestió financera, la Companyia ha implementat procediments específics dissenyats per garantir que els nostres estats financers siguin elaborats de manera precisa i en estricte compliment amb els principis i les normes de valoració aplicables en cada moment.
En cap cas no es permetrà que cap professional de la Companyia oculti o distorsioni la informació econòmica o financera de l’empresa. Valorem la transparència i l’honestedat en la presentació de la informació financera, i ens comprometem a complir els estàndards més alts ètics i professionals en totes les nostres activitats financeres i comptables.
Per garantir el compliment d‟aquests principis, fomentem una cultura organitzacional que promogui la rendició de comptes i la responsabilitat en tots els nivells de l‟empresa.
D’acord amb el nostre compromís amb la transparència i la responsabilitat envers totes les nostres parts interessades, la Companyia es compromet a proporcionar informació veraç, pertinent i útil a totes les seves comunicacions, seguint el principi fonamental de la transparència. Reconeixem la importància de mantenir informats els nostres grups d’interès i el públic en general sobre la nostra gestió, operacions i resultats, garantint que aquesta informació sigui accessible i comprensible per a tothom.
Per complir aquest compromís, ens comprometem a divulgar qualsevol informació, tant interna com externa, de manera honesta i precisa, sense pretendre confondre o enganyar el receptor de la mateixa. Valorem la integritat i la claredat en totes les nostres comunicacions i ens esforcem per assegurar que les nostres accions i paraules reflecteixin els nostres valors i principis fonamentals.
Pel que fa a les nostres relacions amb els mitjans de comunicació i els analistes financers, ens comprometem a canalitzar-les a través de la nostra Secretaria de Presidència. Aquesta centralització assegura la coherència i consistència en les nostres comunicacions externes, així com la protecció de la informació confidencial i la gestió adequada de les relacions amb els mitjans i els analistes.
En adoptar aquestes pràctiques, reafirmem el nostre compromís amb la transparència i la integritat en totes les nostres operacions i comunicacions, enfortint així la confiança i la credibilitat de la nostra empresa davant de totes les nostres parts interessades.
La Companyia reconeix i respecta els drets de propietat intel·lectual de tercers com a principi fonamental en la seva ètica empresarial. Per tant, és responsabilitat de tot el personal de lempresa garantir el respecte absolut a aquests drets en lexercici de la seva tasca professional.
En aquest sentit, els empleats es comprometen a no utilitzar imatges, textos o dibuixos en la publicitat o documents oficials de la Companyia sense la corresponent autorització del legítim propietari. Això implica realitzar una diligència deguda per obtenir els permisos necessaris abans d’utilitzar qualsevol contingut protegit per drets d’autor o propietat intel·lectual.
A més, està estrictament prohibit utilitzar marques o logotips a la publicitat o documents oficials de la Companyia sense haver obtingut prèviament l’autorització corresponent o sense haver registrat aquestes marques a nom de la Companyia. És fonamental verificar l’existència de drets de propietat industrial previs registrats a favor de tercers abans d’utilitzar qualsevol marca o logotip a les nostres comunicacions.
Així mateix, ens comprometem a garantir que tota la publicitat realitzada per la Companyia sigui veraç i no contingui afirmacions enganyoses que puguin causar un perjudici als potencials clients/es. Valorem l’honestedat i la transparència a totes les nostres comunicacions comercials, i ens esforcem per mantenir la confiança i la credibilitat de la nostra marca davant del públic.
En adherir-nos a aquests principis, reafirmem el nostre compromís amb la integritat i el respecte als drets de propietat intel·lectual, assegurant així una conducta ètica i responsable a totes les nostres activitats comercials i de comunicació.
La Companyia reconeix la importància d’establir estàndards ètics i de conducta clars i coherents per guiar les accions de tots els seus empleats i col·laboradors. En aquest sentit, és fonamental que tots els membres de l’organització estiguin plenament informats i compromesos amb els principis i les normes establerts en el nostre Codi Ètic i de Conducta.
Per tal de garantir una comprensió àmplia i una adhesió efectiva a aquests principis, la Companyia es compromet a comunicar i difondre activament el Codi Ètic i de Conducta entre tots/es els seus empleats/des i col·laboradors/es. Això inclou disponibilitat en formats digitals accessibles a través dels canals de comunicació interna de la companyia.
A més, ens comprometem a assegurar que tots els empleats que s’incorporin o passin a formar part de la Companyia rebin una còpia del Codi Ètic i de Conducta i acceptin expressament els valors, principis i normes d’actuació establerts en aquest. Aquesta acceptació explícita i formal garanteix que tots els membres de la nostra organització estiguin plenament compromesos amb els estàndards ètics i de conducta que promovem com a empresa.
En comunicar, difondre i fer que el Codi Ètic i de Conducta sigui de compliment obligat per a tots els nostres empleats i col·laboradors, reafirmem el nostre compromís amb la integritat, l’ètica i la responsabilitat en totes les nostres operacions i relacions comercials. Això no sols enforteix la nostra cultura empresarial, sinó que també contribueix a mantenir la confiança i el respecte dels nostres stakeholders cap a la Companyia.
El seguiment i el control de l’aplicació del Codi Ètic i de Conducta és competència del Comitè de Direcció de la Companyia, sense perjudici de les funcions atribuïdes a altres àrees de la Companyia.
El Comitè de Direcció, pel que fa a aquest Codi, vetllarà per:
Qualsevol modificació del Codi requerirà laprovació del Comitè de Direcció de la Companyia. De la mateixa manera, es tindran en compte els suggeriments i propostes que realitzin els empleats i col·laboradors i els compromisos adquirits per la Companyia en matèria de responsabilitat social i bon govern.
Qualsevol dubte que pugui sorgir sobre la interpretació del Codi i sobre la seva aplicació s’haurà de consultar amb el superior jeràrquic immediat. Si les circumstàncies ho requereixen, es pot acudir al CCO.
Qualsevol indici d’irregularitat o incompliment de les normes del Codi s’ha de comunicar al superior jeràrquic/a immediat/a. Aquest/a darrer/a haurà de contactar amb el Comitè de Direcció de l’empresa, que prendrà les mesures que consideri pertinents sobre això.
Es garantirà la confidencialitat de la informació facilitada així com de la identitat de la persona informant. En qualsevol cas, la Companyia es compromet a no adoptar cap represàlia directa o indirecta, contra els professionals que hagin comunicat una suposada irregularitat.
Quan el Comitè de Direcció determini que un professional de la Companyia ha realitzat activitats que contravinguin el que estableix el Codi Ètic i de Conducta, s’han d’aplicar les mesures disciplinàries oportunes de conformitat amb la gravetat de la conducta infringida i d’acord amb la normativa aplicable.
El no compliment de qualsevol norma per un empleat/ada podrà constituir raó suficient per a accions disciplinàries, fins i tot fins i tot la terminació de la relació laboral.
La Companyia ha establert canals formals, perquè tots els empleats o col·laboradors puguin:
Per garantir una cultura de compliment i transparència, la Companyia reconeix la importància d’establir canals efectius de comunicació i denúncia perquè els empleats i col·laboradors puguin plantejar consultes i reportar possibles incompliments del Codi Ètic i de Conducta.
En aquest sentit, els empleats o col·laboradors tenen la llibertat i el deure de realitzar consultes relacionades amb la interpretació o aplicació del Codi Ètic i de Conducta al seu responsable directe. En cas que la consulta requereixi una atenció especialitzada o un nivell superior d’autoritat, també es poden adreçar al CCO, que està designat per supervisar el compliment de les polítiques ètiques i legals de l’empresa.
A més, si un empleat detecta un possible incompliment del Codi Ètic i de Conducta, se l’anima a reportar-lo immediatament. Això es pot fer directament al responsable directe, al CCO, oa través del canal de denúncies de la Companyia. Aquest canal de denúncies proporciona una via confidencial i segura per informar sobre irregularitats ètiques o conductes inadequades, garantint la protecció del denunciant i l’adequada investigació i resposta per part de l’empresa.
En establir aquests canals de comunicació i denúncia, la Companyia reafirma el seu compromís amb la transparència, la responsabilitat i el respecte envers tots/es els seus empleats/des i col·laboradors/es. Aquests mecanismes no només permeten abordar ràpidament possibles problemes ètics, sinó que també fomenten una cultura de confiança i col·laboració a tota l’organització.
| Nº Versió | Data | Editor | Aprovat per: | Descripció del canvi |
| 1.0 | 31/05/20204 | Legal & Compliance | Chief Legal & Compliance Officer | Versió inicial |
Solucions per a empreses
* A Madrid i Barcelona.
