O presente documento é aplicável, de forma independente, a todos os empregados da PIB Group Iberia Correduría de Seguros y Reaseguros S.A.U, doravante, indistintamente, “Grupo PIB Ibéria” ou “a Empresa”, que para estes efeitos inclui, mas não se limita a: empregados permanentes e temporários – a tempo inteiro ou parcial -; trabalhadores em período de formação e aprendizagem; voluntários; estagiários; gestores e outros colaboradores com vínculo laboral ou comercial. Doravante, e apenas para efeitos do presente documento, entende-se por “trabalhadores”.
Os valores éticos são os princípios essenciais e duradouros de uma organização. São os valores inalienáveis e fundamentais que devem guiar todas as nossas acções e comportamentos e que formam a identidade da organização.
A administração da Empresa acredita que a Integridade Corporativa, entendida como a observância sistemática de padrões rigorosos de comportamento ético na empresa, é uma fonte de criação de valor estável e um requisito indispensável para preservar a confiança da sociedade em qualquer instituição, protegendo a reputação da empresa em todas as áreas.
Neste sentido, o Código de Ética da Empresa representa um guia de ação e de comportamento que deve ser cumprido e que desenvolve os princípios éticos básicos para que as acções levadas a cabo no desempenho das actividades profissionais cumpram os princípios de legalidade, integridade e transparência.
O presente Código Ético e de Conduta foi adaptado às novas exigências legais e, em particular, à Lei Orgânica 5/2010, de 22 de junho, pela qual foi reformado o anterior Código Penal espanhol. Além disso, foram tidos em conta os tratados internacionais em matéria de direitos humanos, prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, luta contra a corrupção e sustentabilidade.
Tudo isto, com o objetivo de continuar a reforçar a consciência de todos e de cada um dos profissionais que fazem parte do Grupo PIB Ibéria, em relação ao dever de cumprimento fiel das leis vigentes e das normas e princípios éticos da nossa sociedade.
O presente Código de Ética e Conduta foi aprovado pelo Conselho de Administração da Empresa e o seu cumprimento é exigido tanto à Direção como a todos os colaboradores da Empresa. Todos os colaboradores são obrigados a respeitar os princípios nele contidos e a cumprir os procedimentos internos para o melhor funcionamento da Empresa. Doravante, o Código referir-se-á a todos eles, indistintamente, como colaboradores, independentemente do cargo que ocupam ou do local onde exercem a sua atividade.
Embora, logicamente, a responsabilidade aumente à medida que aumenta o nível hierárquico, o respeito e a observância dos princípios e regras estabelecidos neste Código são, sempre e sem exceção, obrigatórios para todos os colaboradores do Grupo PIB Ibéria.
Se não o fizeres, podes ter consequências graves para a empresa, como sanções, danos à reputação, perda de clientes e da confiança do mercado, etc.
As infracções graves ao presente Código podem dar origem a medidas disciplinares, que podem conduzir ao despedimento e/ou a acções judiciais.
O conteúdo do Código prevalece sobre quaisquer regras internas que o possam contradizer, exceto se estas estabelecerem normas de conduta mais elevadas.
A aplicação do conteúdo do Código não pode, em caso algum, conduzir a uma violação das disposições legais aplicáveis.
Se tal circunstância se verificar, o conteúdo do Código deve respeitar o disposto nas referidas disposições legais.
O presente Código de Conduta não pretende ser um manual exaustivo que abranja todos e cada um dos casos ou situações possíveis em que um empregado do Grupo PIB Ibéria possa estar envolvido. Trata-se de um guia de ação e comportamento, cujo principal objetivo é ajudar a tomar decisões com base nos princípios e regras aqui expressos.
A principal responsabilidade da direção da Empresa é assegurar a sustentabilidade da entidade. Para tal, o primeiro nível de gestão da Empresa e toda a sua equipa de gestão devem ser um modelo de referência no seu comportamento e cumprimento do Código, devendo utilizar todos os meios ao seu alcance para divulgar os valores e princípios da Empresa, assegurando o cumprimento das orientações de conduta nele contidas, sem exceção.
Quaisquer dúvidas que possam surgir em relação à interpretação do presente Código de Conduta, bem como à sua aplicação prática, devem ser remetidas para o superior hierárquico imediato ou para o Chief Compliance Officer (CCO), que é responsável pelo acompanhamento e controlo da sua correta aplicação.
Todos os colaboradores do Grupo PIB Ibéria têm o dever e a obrigação de cumprir os valores e princípios éticos deste Código de Ética e Conduta, bem como todas as normas dele decorrentes.
O código deve ser posto à disposição do pessoal para que este possa familiarizar-se com ele e colocar questões de interpretação.
Este Código não pode abranger todas as situações possíveis, pelo que é necessário usar o bom senso e a devida diligência para distinguir a conduta profissional e correta exigida em cada situação.
O Grupo PIB Ibéria assegurará que não seja aplicada nenhuma sanção ou represália a qualquer empregado que, agindo com integridade, lealdade e boa fé, tenha comunicado ao CCO qualquer comportamento contrário aos valores e princípios.
Todos os objectivos e acções comerciais prosseguidos devem ser coerentes com os valores fundamentais da empresa.
Como base dos Princípios Éticos, os valores fundamentais criam confiança entre todas as partes interessadas, para ajudar a satisfazer ou mesmo exceder as expectativas.
A conduta empresarial e profissional dos que fazem parte da Empresa deve, por conseguinte, respeitar os seguintes princípios que são fundamentais para a cultura da Empresa:
Concretamente, e devido à regulamentação especial do sector em que se desenvolve a atividade, deve ser cumprido de forma exaustiva o Real Decreto-Lei 3/2020, de 4 de fevereiro, relativo às medidas urgentes de transposição para o ordenamento jurídico espanhol de diversas diretivas da União Europeia em matéria de contratação pública em determinados sectores; seguros privados; planos e fundos de pensões; fiscalidade e contencioso fiscal.
As actividades comerciais e profissionais da Empresa e dos seus colaboradores e parceiros baseiam-se no valor da integridade e são conduzidas de acordo com os princípios da honestidade, da prevenção de todas as formas de corrupção e do respeito pelas circunstâncias e necessidades particulares de todos os envolvidos. Tratamos todos de forma justa e honesta. Cumprimos todas as leis, regulamentos e políticas internas aplicáveis.
No que diz respeito à nossa atividade específica, não é permitido reter informação de um cliente ou potencial cliente sobre os produtos que lhe são oferecidos ou que contratou.
Os profissionais que integram o Grupo PIB Ibéria estão sujeitos a obrigações e deveres no âmbito da sua atividade profissional. As nossas acções e a nossa forma de atuar têm um impacto direto na reputação da Empresa nos mercados e na sociedade. Um comportamento inadequado ou uma violação da lei por parte de qualquer um dos nossos colaboradores pode causar danos consideráveis ou mesmo irreparáveis à imagem e à reputação da nossa organização. É da responsabilidade de cada um de nós manter um comportamento adequado para promover a boa imagem e a reputação da Empresa em todas as comunidades e países em que opera.
A Empresa promove o desenvolvimento profissional e pessoal de todos os seus empregados e colaboradores, assegurando a igualdade de oportunidades através das suas políticas.
Não é permitido qualquer tipo de discriminação no local de trabalho ou na esfera profissional em razão da idade, raça, sexo, religião, opinião política, origem social, orientação sexual ou deficiência.
A empresa apoia e está empenhada em continuar a implementar e desenvolver políticas destinadas a integrar as pessoas com deficiência no local de trabalho e a promover oportunidades de emprego para essas pessoas.
A Empresa compromete-se a estabelecer uma política eficaz de igualdade de oportunidades para que os seus colaboradores desenvolvam a sua atividade profissional com base no princípio do mérito. As decisões de promoção devem basear-se em circunstâncias e avaliações objectivas.
A Empresa compromete-se ainda a manter uma política de investimento na aprendizagem e formação pessoal e profissional dos seus funcionários e colaboradores.
Os funcionários devem respeitar e promover a política de igualdade de oportunidades na sua esfera profissional, empenhar-se na formação pessoal e contínua e apoiar a aprendizagem pessoal e profissional dos seus colegas.
De um modo geral, os processos de seleção da Empresa devem ser abertos, de modo a que o maior número possível de pessoas com as qualificações adequadas para ocupar o posto de trabalho oferecido possa aceder aos mesmos, e devem ser realizados de acordo com métodos de avaliação objectivos que tenham em consideração, de acordo com os méritos acreditados e sempre de acordo com o princípio da igualdade de oportunidades, as qualificações profissionais e a capacidade dos candidatos.
As novas vagas serão anunciadas internamente com antecedência para garantir que os funcionários da empresa se possam candidatar em condições de igualdade.
As pessoas direta ou indiretamente responsáveis pela seleção e/ou contratação de pessoal devem pautar as suas decisões e acções sem admitir a influência de factores que possam alterar a objetividade do seu julgamento, de acordo com os critérios estabelecidos nos procedimentos de seleção e contratação da Empresa.
Os colaboradores da Empresa devem ser envolvidos na definição dos seus objectivos e devem ter conhecimento das avaliações que lhes são feitas.
A Empresa garante aos seus empregados um ambiente livre de riscos para a saúde em todas as suas instalações. Este objetivo é alcançado através da adoção de normas e procedimentos inspirados nas melhores práticas internacionais em matéria de saúde e segurança no trabalho e de prevenção dos riscos profissionais, adaptados aos requisitos legais aplicáveis em cada caso.
Todos os trabalhadores são responsáveis pelo cumprimento rigoroso dos regulamentos de saúde e segurança, aplicando as regras e recomendações relevantes, com o objetivo de minimizar e prevenir os riscos profissionais.
A Empresa considera que tanto o objetivo de preservação de um ambiente de trabalho saudável como a obtenção de ambientes de trabalho altamente produtivos são incompatíveis com o uso de substâncias psicotrópicas ilegais ou com o abuso de álcool. O desempenho de funções laborais sob a influência de tais substâncias será sancionado de acordo com as normas aplicáveis (entre outras, as incluídas no acordo coletivo de trabalho aplicável).
A Empresa informará regular e prontamente os seus empregados sobre as linhas principais do seu plano estratégico e sobre o progresso da Empresa.
Todos os funcionários da Empresa devem agir num espírito de colaboração, colocando à disposição das outras unidades e indivíduos da Empresa quaisquer conhecimentos ou recursos que possam facilitar a realização dos objectivos e interesses da Empresa.
Os trabalhadores devem trabalhar de forma eficiente e responsável durante o dia de trabalho, aproveitando ao máximo o tempo e os recursos que a empresa coloca à sua disposição e tentando contribuir com o máximo valor em todos os processos em que participam.
O pessoal da empresa é obrigado a respeitar a privacidade pessoal e familiar de todas as pessoas, tanto dos empregados da entidade como de quaisquer outras pessoas a cujos dados tenham acesso em resultado da sua atividade profissional.
A utilização dos dados deve seguir os canais gerais estabelecidos, de acordo com os princípios gerais de utilização e em conformidade com os procedimentos internos.
O cumprimento dos procedimentos e manuais desenvolvidos de acordo com os regulamentos de proteção de dados é obrigatório para o pessoal da Empresa afetado pelos mesmos.
A Empresa compromete-se a solicitar e utilizar apenas os dados dos empregados e colaboradores que sejam necessários ou cujo registo seja exigido pela regulamentação aplicável.
A Empresa tomará todas as medidas para preservar a confidencialidade dos dados pessoais em sua posse.
Os funcionários que, no exercício das suas funções, tenham acesso a informações de outros funcionários ou colaboradores devem respeitar e promover a confidencialidade dessas informações e utilizá-las de forma responsável e profissional.
A Empresa respeita as comunicações pessoais dos seus colaboradores e profissionais através da Internet e de outros meios de comunicação, de acordo com as normas internas relativas à utilização dos suportes informáticos propriedade da Empresa; no entanto, os colaboradores comprometem-se a fazer uma utilização responsável dos meios de comunicação e, em geral, de qualquer outro meio que lhes seja disponibilizado.
Reconhecendo a importância de manter um equilíbrio saudável entre as responsabilidades pessoais e profissionais dos nossos colaboradores, a Empresa valoriza profundamente os benefícios que este equilíbrio traz, tanto para o bem-estar dos colaboradores individuais como para o sucesso e sustentabilidade da organização como um todo. Assim, a Empresa está empenhada em promover medidas que facilitem o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional dos seus colaboradores.
Além disso, promove uma cultura organizacional que reconhece e celebra a importância do equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, fomentando uma cultura de respeito mútuo e apoio entre colegas. Ao fazê-lo, procura cultivar um ambiente de trabalho em que os funcionários se sintam valorizados, motivados e capazes de alcançar um equilíbrio satisfatório entre as suas responsabilidades profissionais e pessoais.
O comportamento do pessoal da Empresa rege-se pelo respeito pelos outros trabalhadores e por terceiros, não sendo permitida ou protegida qualquer forma de desrespeito ou atitude hostil para com um terceiro no âmbito da relação profissional.
As relações de trabalho, profissionais ou contratuais que os trabalhadores da Empresa estabelecem entre si ou com outras pessoas não podem, de modo algum, ser utilizadas para fomentar situações de assédio ou intimidação ou qualquer outra situação que viole a sua dignidade pessoal ou implique discriminação.
Rejeita qualquer manifestação de violência, assédio, abuso de autoridade e qualquer outro comportamento que gere intimidação ou desprezo pelas pessoas.
A dignidade das pessoas, bem como a ausência de discriminação pessoal e profissional, são dois princípios fundamentais que devem reger o comportamento de todo o pessoal da Empresa.
A Empresa coloca à disposição dos seus colaboradores os meios necessários ao desempenho da sua atividade profissional e compromete-se a disponibilizar os meios necessários à proteção e salvaguarda desses meios.
Os colaboradores não podem utilizar estes recursos para fins pessoais ou extra-profissionais ou para a realização de actividades que não estejam diretamente relacionadas com os interesses da Entidade, e são responsáveis pela proteção dos recursos que lhes são confiados no âmbito do seu trabalho, observando o máximo cuidado na sua guarda.
Todos os colaboradores devem utilizar os recursos da Empresa de forma responsável, eficiente e adequada no âmbito da sua atividade profissional. Devem também evitar quaisquer acções, especialmente actividades e despesas supérfluas, que sejam prejudiciais para a Empresa.
A Empresa limita a possibilidade de aquisição de bens pertencentes ao seu património social por colaboradores aos casos em que a transação resulte de um processo de licitação transparente, de natureza irrestrita e em que sejam aplicados critérios objectivos de adjudicação.
A Empresa detém a propriedade e os direitos de utilização e exploração do software e dos sistemas informáticos, equipamentos, produtos, manuais, projectos, estudos, relatórios e outros trabalhos e direitos criados, desenvolvidos, aperfeiçoados ou utilizados pelos seus colaboradores no exercício das suas funções.
Os profissionais respeitarão o princípio de confidencialidade sobre as caraterísticas dos direitos, licenças, dados, programas, sistemas e conhecimentos tecnológicos, em geral, cuja titularidade ou direitos de exploração ou utilização correspondam à Empresa. Em caso algum poderá fazer uso dos mesmos em proveito próprio, exceto para o seu trabalho, nem cedê-los, com ou sem contrapartida, a terceiros, mesmo após a cessação da relação laboral.
Os colaboradores não poderão explorar, reproduzir, replicar ou transferir os sistemas informáticos e aplicações da Empresa para fins alheios à mesma. De igual modo, os colaboradores não instalarão ou utilizarão nos equipamentos informáticos disponibilizados pela Empresa programas ou aplicações cuja utilização seja ilegal ou que possam danificar ou prejudicar os sistemas ou lesar a imagem ou os interesses da Empresa, dos clientes ou de terceiros.
Quando os trabalhadores identificam um problema ou têm uma preocupação sobre uma questão específica, devem comunicá-la internamente através dos chefes de departamento, dos Recursos Humanos ou do Comité de Gestão da Empresa.
Os profissionais, para além de colocarem as suas dúvidas ou apresentarem denúncias através dos canais habituais, dispõem ainda de um canal de denúncia confidencial que a Empresa coloca à sua disposição. As denúncias encaminhadas por esse canal serão recebidas pelo Diretor Jurídico e de Compliance.
A Empresa não tolerará qualquer retaliação contra os funcionários que, de boa-fé, manifestem preocupações e comuniquem irregularidades. Os funcionários que encorajarem a denúncia e a comunicação de irregularidades serão tratados com total confidencialidade.
Os Colaboradores não podem exercer quaisquer actividades externas, remuneradas ou não, que possam prejudicar ou colidir com os interesses ou a imagem da Empresa, devendo, por isso, evitar situações que possam dar origem a um conflito entre os interesses pessoais e os da Empresa, abstendo-se, por isso, de representar a Entidade ou de intervir ou influenciar a tomada de decisões em qualquer situação em que o próprio ou um familiar tenha um interesse pessoal direto ou indireto. Deste modo, actuarão sempre com absoluta lealdade no desempenho das suas responsabilidades.
Não obstante o acima exposto, é reconhecido e respeitado o envolvimento dos trabalhadores em actividades profissionais e empresariais diferentes das que exercem na Empresa, desde que sejam lícitas e não colidam com as suas responsabilidades enquanto trabalhadores. Assim, devem ser entendidas como actividades permitidas as seguintes:
Todas estas actividades não devem limitar a disponibilidade ou a flexibilidade de tempo necessária para determinadas funções na Empresa, nem devem reduzir a eficiência no desempenho dessas funções.
As situações que possam ser consideradas um conflito de interesses e que não estejam definidas acima devem ser comunicadas ao Diretor do Departamento Jurídico e de Conformidade para avaliação.
Nenhum colaborador pode conceder, aprovar ou influenciar a aprovação de financiamentos ou negócios entre a Empresa, clientes ou fornecedores com os quais tenha laços pessoais ou familiares, ou representar a Empresa em transacções ou operações em que os seus interesses pessoais ou familiares possam entrar em conflito com os interesses da Empresa.
No Grupo PIB Ibéria, defendemos o comércio honesto e a transparência do mercado através da concorrência leal, rejeitando qualquer prática de corrupção. Competimos com base na qualidade e na inovação dos nossos produtos e serviços, sem nunca oferecer a terceiros – clientes, fornecedores, consultores, concorrentes ou autoridades – benefícios ou vantagens que sejam inadequados e cujo objetivo seja obter uma posição vantajosa ou indevida numa transação comercial ou no mercado em geral. Os bens do Grupo PIB Ibéria não podem ser utilizados na tentativa de influenciar a vontade do destinatário dos bens.
Consequentemente, o Grupo PIB Ibéria proíbe todos os seus colaboradores de oferecer, prometer, garantir, entregar ou autorizar a entrega de subornos, seja em dinheiro ou qualquer outro tipo de benefício, vantagem ou favor, direta ou indiretamente – através de consultores, agentes, parceiros ou intermediários em geral – a clientes, fornecedores, parceiros de negócio, funcionários públicos ou qualquer outra pessoa ou entidade com a qual o Grupo PIB Ibéria mantenha ou possa vir a manter relações de qualquer natureza.
Da mesma forma, é estritamente proibido a todos os empregados do Grupo PIB Ibéria exigir, solicitar, aceitar, obter ou receber subornos ou promessas em forma de dinheiro ou qualquer outro tipo de benefício, vantagem ou favor de qualquer pessoa ou entidade, que possa de alguma forma influenciar a sua objetividade e imparcialidade ou influenciar as suas decisões profissionais. No entanto, tal não se aplica a presentes ocasionais ou a lembranças de valor simbólico, bem como a refeições ou eventos para os quais o trabalhador é convidado no decurso normal das suas actividades, que sejam habituais de acordo com os costumes locais e que tenham um valor razoável. Para este efeito, as ofertas ou presentes são permitidos se preencherem as seguintes condições:
Qualquer benefício, vantagem, oferta ou presente, ou qualquer outra forma de atenção oferecida ou recebida pelos colaboradores da Empresa, que não cumpra as condições acima referidas, deve ser recusada ou devolvida e, se houver indícios claros de suborno, deve ser comunicada ao CCO.
Além disso, nos casos em que o Grupo PIB Ibéria trabalha com consultores, agentes, intermediários ou parceiros de negócios, é necessário que estes conheçam os valores e princípios éticos da Empresa em relação às práticas anticorrupção, bem como as normas, e se submetam a elas. Além disso, cabe ao responsável pela assinatura dos contratos de colaboração avaliar previamente não só a idoneidade profissional desses terceiros, mas também a sua reputação. Neste sentido, devem ser incluídas cláusulas específicas e adequadas nos referidos contratos, com o objetivo de proteger o Grupo PIB Ibéria.
Em linha com os nossos valores fundamentais de justiça e igualdade no trabalho, a Empresa está empenhada em respeitar plenamente a liberdade de associação e de negociação colectiva dos seus empregados. Reconhecemos o direito dos empregados de se associarem livremente e de se envolverem em actividades sindicais no exercício dos seus direitos laborais.
O Grupo PIB Ibéria está empenhado em manter uma atitude aberta e colaborativa em relação à representação dos trabalhadores, reconhecendo a sua importância como parte integrante do ambiente de trabalho. Valorizamos o diálogo construtivo e a negociação de boa-fé como ferramentas fundamentais para responder às preocupações e necessidades dos nossos colaboradores.
Além disso, estamos empenhados em promover um ambiente de trabalho inclusivo e respeitoso, onde todas as vozes são ouvidas e consideradas na tomada de decisões que afectam os funcionários. Isto implica o estabelecimento de canais eficazes de comunicação e consulta com os representantes sindicais, bem como a garantia de transparência nos nossos processos e políticas laborais.
Ao mantermos esta postura de colaboração, pretendemos promover relações de trabalho harmoniosas e construtivas, baseadas no respeito mútuo e na procura de soluções conjuntas em benefício de toda a nossa comunidade laboral.
Os colaboradores da Empresa, no exercício das competências e actividades que lhes são atribuídas, devem manter uma conduta pessoal, comercial e profissional íntegra, respeitando as leis comerciais e demais leis que regulam a atividade económica e a vida empresarial, bem como as boas práticas do sector segurador.
Para estes efeitos, e tendo em conta que a normativa aplicável ao sector da mediação de seguros – assim como a relativa ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo -, obriga as empresas de corretagem a certificar o cumprimento deste requisito por parte dos seus empregados e dirigentes, todos os empregados da Empresa comprometem-se a não ter antecedentes penais pela prática de delitos contra o património, a ordem socioeconómica, o exercício de actividades financeiras, contra a Fazenda Pública, a Segurança Social e a Administração Pública; E não ter sido sancionado administrativamente em matéria de seguros, banca, mercado de valores mobiliários, Fazenda Pública, Segurança Social, concorrência desleal ou abuso de mercado, circulação de capitais, operações económicas no estrangeiro, branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo e defesa dos consumidores e utentes, por ter cometido infracções classificadas como muito graves ou graves.
A Empresa e os seus colaboradores devem basear as suas relações com clientes, fornecedores, concorrentes e parceiros, bem como com outros intervenientes no mercado, nos princípios de integridade, profissionalismo e transparência, nos valores éticos contidos no Código e nas seguintes diretrizes de ação:
A Empresa considera os seus clientes como o centro das suas actividades, com o objetivo de estabelecer com eles relações duradouras baseadas na contribuição recíproca de valor e na confiança mútua.
A Companhia acrescenta valor através de um aconselhamento profissional e da inovação na configuração e fornecimento eficiente de produtos e serviços de seguros adaptados às necessidades sentidas pelos seus clientes em qualquer altura.
Os princípios que devem reger e estar sempre presentes na nossa relação com os clientes são:
A empresa está firmemente empenhada na excelência da qualidade dos seus produtos ou serviços, bem como na melhoria contínua dos seus processos organizacionais, a fim de garantir uma atenção e um serviço óptimos aos seus clientes.
Para cumprir este compromisso, a Empresa dedicará todos os recursos necessários para alcançar a excelência em todos os aspectos do seu funcionamento. Isto implica uma revisão constante dos nossos processos e procedimentos, bem como a implementação de medidas adequadas para assegurar que a nossa política de qualidade é integrada e praticada a todos os níveis da organização.
Neste contexto, é imperativo que todos os funcionários e parceiros adiram a estes princípios de qualidade. Espera-se que quaisquer preocupações, erros ou omissões que possam afetar negativamente a experiência do cliente sejam imediatamente comunicados aos gestores de linha relevantes. Além disso, será criado um canal designado para comunicar quaisquer reclamações legais reais ou potenciais, bem como quaisquer erros, omissões ou queixas recebidas. O objetivo é abordar estas questões de forma rápida e eficaz, garantindo uma resolução satisfatória para todas as partes envolvidas e preservando a reputação e a integridade da Empresa.
A Empresa considera que um dos principais elementos em que se baseia a confiança dos seus clientes é a salvaguarda adequada das suas informações e a limitação efectiva da sua utilização, de acordo com as disposições legais aplicáveis em cada caso.
Os dados não públicos detidos pela Empresa sobre clientes, fornecedores, empregados ou terceiros são confidenciais e devem ser tratados em conformidade com os acordos de confidencialidade contratuais a que estão sujeitos e, em qualquer caso, de acordo com os regulamentos de proteção de dados aplicáveis em vigor.
É da responsabilidade do pessoal que manuseia esses dados dar-lhes uma custódia e utilização adequadas.
A informação não pública da Empresa sobre os seus clientes e as suas operações é confidencial. A Empresa adoptou políticas e procedimentos para:
Os funcionários que, em virtude do seu cargo ou atividade profissional, possuem ou têm acesso a informações sobre clientes, são responsáveis pela sua guarda e utilização adequada.
A informação e a documentação não públicas da Empresa são consideradas um ativo fundamental e não podem ser apropriadas pelo pessoal da Empresa.
O dever de confidencialidade de uma pessoa que tenha tido acesso a dados pessoais e/ou informações confidenciais mantém-se mesmo após o termo da relação de trabalho.
A Empresa está empenhada em fornecer aos seus clientes informações atempadas, exactas e compreensíveis sobre as suas operações, bem como informações claras e verdadeiras sobre:
Os colaboradores da empresa devem respeitar o princípio da transparência e estão obrigados a garantir que nenhum ato da sua parte possa ser interpretado como um engano em detrimento de clientes, fornecedores ou terceiros, informando qualquer pessoa interessada em contratar um seguro sobre as condições, coberturas e outros aspectos do contrato que entendam dever ser celebrado.
O pessoal da empresa deve abster-se de celebrar contratos em nome de clientes sem o mandato e o consentimento prévios do cliente.
Qualquer queixa de um cliente, de uma seguradora ou de um terceiro deve ser tratada em conformidade com o procedimento interno, documentada e respondida de forma adequada pela pessoa ou organismo designado para o efeito. O objetivo destas diretrizes é poder demonstrar que colocamos os interesses dos nossos clientes à frente dos nossos próprios interesses e que agimos de forma profissional.
Este compromisso exige uma diligência especial no desempenho profissional de todas as pessoas responsáveis pela manutenção dos processos e sistemas de informação para os clientes, na atenção pessoal aos seus pedidos de informação e na resolução das suas reclamações.
O pessoal que gere a apresentação de propostas em concursos públicos ou privados deve abster-se de qualquer conduta que possa ser interpretada como fixação de preços, quer com o próprio proponente quer com terceiros participantes.
A Empresa aplica critérios estabelecidos corporativamente que regulam a aquisição de bens e serviços, bem como a seleção de colaboradores externos, de modo a que sejam realizados de acordo com os seguintes princípios:
Os processos de seleção de colaboradores externos, fornecedores e prestadores de serviços devem ser adaptados a critérios de objetividade e imparcialidade, devendo ser evitado qualquer conflito de interesses ou favoritismo na seleção dos mesmos.
A Empresa promoverá, sempre que possível, o concurso de uma pluralidade de colaboradores e fornecedores de bens e serviços cujas caraterísticas e condições oferecidas se ajustem, em cada momento, às necessidades e exigências da Empresa.
Todos os funcionários que participam no processo de seleção de fornecedores e colaboradores externos têm a obrigação de agir de forma imparcial e objetiva, aplicando critérios de qualidade e custo, evitando a colisão dos seus interesses pessoais com os da Entidade.
Os preços, taxas e informações apresentados pelos trabalhadores, fornecedores e prestadores de serviços no âmbito de um processo de seleção serão tratados confidencialmente e não serão divulgados a terceiros, exceto com o consentimento das partes interessadas e exceto em casos de obrigação legal ou em cumprimento de decisões judiciais ou administrativas.
Não obstante o acima exposto, sempre que necessário em qualquer processo de negociação, apenas os preços de referência serão dados a conhecer a todos os proponentes, sem identificação dos fornecedores históricos.
Os colaboradores que, devido à sua atividade, tenham acesso a dados relativos a fornecedores e prestadores de serviços, devem manter a confidencialidade desses dados e cumprir as disposições da legislação sobre proteção de dados pessoais, na medida do aplicável.
A Empresa está empenhada em competir de forma leal nos mercados em que está presente, promovendo a livre concorrência e cumprindo as disposições legais em vigor, o que beneficia os consumidores e a eficiência e competitividade das empresas.
As relações com os concorrentes devem ser justas e orientadas pelo princípio do respeito pelas actividades comerciais de terceiros. O pessoal da empresa é obrigado a garantir a confidencialidade de todas as informações confidenciais ou sensíveis de outras empresas a que tenha legalmente acesso no decurso de negociações ou relações comerciais.
As informações só podem ser obtidas de outros concorrentes ou de terceiros por meios estritamente legais e não podem ser utilizadas informações privilegiadas.
Os empregados devem abster-se de tomar ou promover qualquer ação que possa ser contrária aos regulamentos nesta área. Qualquer ação que suscite qualquer tipo de dúvida a este respeito deve ser consultada pelo Comité de Direção antes de ser levada a cabo.
Nenhum trabalhador que entre para a Empresa pode utilizar documentos confidenciais ou secretos obtidos em empregos anteriores. É expressamente proibida a utilização ilegal de documentação não pertencente à Empresa.
Os deveres de confidencialidade do pessoal da Empresa mantêm-se indefinidamente, mesmo que a relação laboral termine. Os trabalhadores não podem apropriar-se de quaisquer informações ou documentos da Empresa, incluindo os que se encontram em suporte informático, nem fornecer ou utilizar essas informações no interesse de outra empresa.
O pessoal que gere a apresentação de propostas em concursos públicos ou privados deve abster-se de qualquer comportamento que possa ser interpretado como uma fixação de preços, quer com o proponente quer com terceiros.
De acordo com as nossas políticas internas e em estrita observância da legislação aplicável, queremos sublinhar que é estritamente proibido fazer qualquer tipo de donativo a partidos políticos, bem como às suas fundações ou federações, em nome da nossa Empresa. Este mandato inclui também a utilização de fundos empresariais para financiar qualquer partido político, mesmo indiretamente.
Acreditamos firmemente na importância de manter a equidade e a transparência nas nossas operações e, por isso, reafirmamos o nosso compromisso com a neutralidade política e o cumprimento rigoroso dos regulamentos estabelecidos para garantir a integridade e a ética em todas as nossas actividades comerciais.
As relações com as autoridades, os organismos reguladores e as administrações estão sujeitas aos princípios da cooperação e da transparência.
A fim de poder determinar a existência de incompatibilidades, o Diretor do Gabinete Jurídico e de Conformidade deve ser informado antes de aceitar qualquer cargo público.
Os trabalhadores da empresa não devem oferecer, prometer ou dar qualquer tipo de presente ou forma de suborno ou benefício injustificado a funcionários, autoridades, ou comissão injustificada a terceiros ou a companhias de seguros. Os actos de suborno, expressamente proibidos e puníveis, incluem a oferta ou promessa, direta ou indireta, de qualquer tipo de vantagem ou a utilização de qualquer instrumento de dissimulação.
Não devem ser oferecidos ou dados presentes ou hospitalidade a pessoas ou instituições com as quais a Empresa se relacione e que possam influenciar indevidamente os seus processos de decisão ou a própria relação. Só são admissíveis ofertas de cortesia social que se enquadrem na política interna estabelecida para o efeito, sempre de acordo com a legislação em vigor e as regras e procedimentos da entidade potencialmente beneficiária.
Os funcionários da Empresa que tenham uma relação com qualquer autoridade ou funcionário público que possa influenciar qualquer aspeto da Empresa devem evitar influenciar, mesmo indiretamente, qualquer decisão que afecte a Empresa.
O cumprimento das obrigações fiscais e dos pagamentos à segurança social a que a Empresa está obrigada deve ser efectuado de forma responsável, leal e adequada, de acordo com a legislação em vigor.
O pessoal da empresa é obrigado a respeitar os princípios de clareza, transparência e veracidade no seu desempenho profissional. É estritamente proibida a falsificação, ocultação ou simulação de dados, lançamentos contabilísticos, etc., com o objetivo de evitar pagamentos ou obter benefícios ilícitos que causem prejuízo à Fazenda Pública, à Segurança Social ou a qualquer credor.
A informação económica e financeira da Empresa deve refletir fielmente a sua realidade económica, financeira e patrimonial, de acordo com os princípios contabilísticos geralmente aceites e as normas internacionais de informação financeira aplicáveis. Para o efeito, nenhum profissional deve ocultar ou falsear as informações constantes dos registos e relatórios contabilísticos da Empresa.
Os empregados da Empresa responsáveis pela contabilidade e finanças são obrigados a cumprir exaustivamente as normas que afectam os aspectos contabilísticos, financeiros, económicos, fiscais e quaisquer outros aspectos que afectem as declarações fiscais da Empresa.
A Sociedade, como parte obrigada na prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, dispõe dos procedimentos e manuais referidos na regulamentação relativa à prevenção do branqueamento de capitais. A Empresa estabelece políticas para prevenir e evitar, no decurso das suas operações, a realização de pagamentos irregulares ou o branqueamento de capitais provenientes de actividades ilícitas ou criminosas.
O pessoal da empresa, para evitar incorrer no risco de branqueamento de capitais, deve atuar de acordo com manuais, formação e procedimentos aprovados.
O Grupo PIB Ibéria não facilita o branqueamento de capitais nem o financiamento de actividades terroristas. Por este motivo, colaboramos com as autoridades competentes de cada país na luta contra o branqueamento de capitais e o financiamento de actividades terroristas, fornecendo toda a informação que nos solicitem, de acordo com as normas legais e regulamentares vigentes nesta matéria, bem como comunicando as transacções suspeitas.
A Empresa, seguindo as recomendações do Grupo de Ação Financeira Internacional (GAFI) e de acordo com o disposto na Lei 10/2010, de 28 de abril, implementou um conjunto de normas e procedimentos específicos para a prevenção e deteção de operações de branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo das empresas do Grupo PIB Ibéria sujeitas a branqueamento de capitais. De entre estes procedimentos, destacamos:
A Empresa compromete-se a agir de forma socialmente responsável, com o objetivo de gerar riqueza para a sociedade em que se insere, compatibilizando essa ação com o necessário lucro empresarial.
Os gestores da Empresa estão empenhados em assegurar a sustentabilidade da empresa, dando prioridade a este princípio em relação ao lucro a curto prazo, bem como em prosseguir o interesse geral acima dos seus interesses pessoais.
O compromisso da Empresa com a sociedade traduz-se em patrocínios, mecenato e colaborações, que podem ser canalizados através de acordos e da atribuição de recursos a organizações e instituições sociais, de forma coerente com a estratégia da Empresa.
Da mesma forma, através da Empresa e da colaboração voluntária dos seus empregados, serão promovidos e desenvolvidos projectos de solidariedade.
A Empresa reconhece a importância crucial de preservar e proteger o nosso ambiente em todas as nossas operações e actividades comerciais. Como parte do nosso compromisso com a sustentabilidade e a responsabilidade ambiental, estamos firmemente empenhados em adotar práticas empresariais que sejam tão amigas do ambiente quanto possível e em minimizar qualquer impacto negativo que as nossas actividades possam ter no ambiente.
Para atingir estes objectivos, a Empresa proporcionará aos seus empregados os meios e a formação adequados para promover a consciência ambiental e a aplicação de práticas sustentáveis em todas as áreas da nossa atividade.
Além disso, estamos empenhados em cumprir rigorosamente toda a legislação ambiental aplicável às nossas operações, bem como em promover ativamente a adoção de boas práticas ambientais entre os nossos funcionários e outras partes interessadas com quem interagimos. Isto implica não só o cumprimento dos regulamentos existentes, mas também a procura constante de oportunidades para melhorar o nosso desempenho ambiental e reduzir a nossa pegada ambiental.
Ao assumirmos este compromisso, procuramos não só proteger e preservar o nosso ambiente natural para as gerações futuras, mas também contribuir para o bem-estar das comunidades em que operamos e reforçar a nossa reputação como uma empresa socialmente responsável e empenhada na sustentabilidade.
Como consequência do exercício da sua atividade, a Empresa obtém dos seus clientes, empregados, colaboradores, fornecedores e administradores, ou de outras pessoas singulares com quem se relaciona, informações de carácter pessoal, que considera serem privativas da pessoa em causa.
Para além do compromisso de confidencialidade refletido em diferentes pontos do presente Código, a Empresa estabeleceu um conjunto de regras e procedimentos específicos, constantes da Política de Proteção de Dados, que foram adoptados pela Empresa com o objetivo de proteger e assegurar o tratamento adequado dos dados pessoais.
Estas regras e procedimentos devem cumprir os requisitos legais aplicáveis em cada caso.
Independentemente das responsabilidades especificamente atribuídas a determinadas áreas da Empresa em matéria de segurança da informação e de proteção de dados pessoais, os colaboradores que, em virtude do seu cargo ou atividade profissional, possuam ou tenham acesso a este tipo de dados, são responsáveis pela sua guarda e utilização adequada.
Como parte do nosso compromisso com a transparência e a integridade na gestão financeira, a Empresa implementou procedimentos específicos destinados a garantir que as nossas demonstrações financeiras são preparadas com precisão e em estrita conformidade com os princípios contabilísticos e as normas de avaliação aplicáveis.
Em nenhuma circunstância será permitido a qualquer profissional da Empresa ocultar ou deturpar a informação económica ou financeira da Empresa. Valorizamos a transparência e a honestidade na apresentação da informação financeira e estamos empenhados em respeitar os mais elevados padrões éticos e profissionais em todas as nossas actividades financeiras e contabilísticas.
Para garantir o cumprimento destes princípios, fomentamos uma cultura organizacional que promove a responsabilidade e a responsabilização a todos os níveis da empresa.
Em linha com o nosso compromisso de transparência e responsabilidade para com todas as nossas partes interessadas, a Empresa está empenhada em fornecer informações verdadeiras, relevantes e úteis em todas as suas comunicações, seguindo o princípio fundamental da transparência. Reconhecemos a importância de manter as nossas partes interessadas e o público em geral informados sobre a nossa gestão, operações e resultados, assegurando que essa informação é acessível e compreensível para todos.
Para cumprir este compromisso, comprometemo-nos a divulgar qualquer informação, tanto interna como externamente, de uma forma honesta e exacta, sem procurar induzir em erro ou enganar o destinatário da informação. Valorizamos a integridade e a clareza em todas as nossas comunicações e esforçamo-nos por garantir que as nossas acções e palavras reflectem os nossos valores e princípios fundamentais.
No que respeita às nossas relações com os meios de comunicação social e analistas financeiros, estamos empenhados em canalizá-las através do Secretariado do Presidente. Esta centralização garante a coerência e consistência das nossas comunicações externas, bem como a proteção de informações confidenciais e a gestão adequada das relações com os meios de comunicação social e analistas.
Ao adotar estas práticas, reafirmamos o nosso compromisso com a transparência e a integridade em todas as nossas operações e comunicações, reforçando assim a confiança e a credibilidade da nossa empresa junto de todas as partes interessadas.
A Empresa reconhece e respeita os direitos de propriedade intelectual de terceiros como um princípio fundamental da sua ética empresarial. Por conseguinte, é da responsabilidade de todo o pessoal da Empresa garantir que estes direitos são plenamente respeitados no desempenho das suas funções profissionais.
A este respeito, os trabalhadores comprometem-se a não utilizar imagens, textos ou desenhos na publicidade da Empresa ou em documentos oficiais sem a autorização do seu legítimo proprietário. Para tal, é necessário efetuar as devidas diligências para obter as autorizações necessárias antes de utilizar qualquer conteúdo protegido por direitos de autor ou propriedade intelectual.
Além disso, é estritamente proibido utilizar marcas ou logótipos na publicidade ou nos documentos oficiais da Empresa sem ter obtido autorização prévia ou sem ter registado essas marcas em nome da Empresa. É essencial verificar a existência de direitos de propriedade industrial anteriores registados a favor de terceiros antes de utilizar qualquer marca ou logótipo nas nossas comunicações.
Estamos também empenhados em garantir que toda a publicidade da Empresa é verdadeira e não contém declarações enganosas que possam causar danos a potenciais clientes. Valorizamos a honestidade e a transparência em todas as nossas comunicações comerciais e esforçamo-nos por manter a confiança e a credibilidade da nossa marca junto do público.
Ao aderir a estes princípios, reafirmamos o nosso compromisso com a integridade e o respeito pelos direitos de propriedade intelectual, garantindo assim uma conduta ética e responsável em todas as nossas actividades comerciais e de comunicação.
A Empresa reconhece a importância de estabelecer padrões claros e consistentes de ética e conduta para orientar as acções de todos os seus funcionários e parceiros. Neste sentido, é essencial que todos os membros da organização estejam plenamente informados e comprometidos com os princípios e normas estabelecidos no nosso Código de Ética e Conduta.
A fim de assegurar uma ampla compreensão e uma adesão efectiva a estes princípios, a Empresa compromete-se a comunicar e divulgar ativamente o Código de Ética e Conduta a todos os seus funcionários e parceiros. Isto inclui a disponibilização em formatos digitais acessíveis através dos canais de comunicação interna da Empresa.
Além disso, comprometemo-nos a garantir que todos os funcionários que entram ou passam a fazer parte da Empresa recebem uma cópia do Código de Ética e Conduta e aceitam expressamente os valores, princípios e normas de conduta nele estabelecidos. Esta aceitação explícita e formal garante que todos os membros da nossa organização estão totalmente empenhados nos padrões éticos e de conduta que promovemos enquanto empresa.
Ao comunicarmos, divulgarmos e tornarmos o Código de Ética e Conduta obrigatório para todos os nossos colaboradores e parceiros, reafirmamos o nosso compromisso com a integridade, a ética e a responsabilidade em todas as nossas operações e relações comerciais. Isto não só reforça a nossa cultura empresarial, como também contribui para manter a confiança e o respeito das partes interessadas pela Empresa.
O acompanhamento e controlo da aplicação do Código de Ética e Conduta é da responsabilidade da Comissão de Gestão da Sociedade, sem prejuízo das funções atribuídas a outras áreas da Sociedade.
O Comité Diretor assegurará, no que respeita ao presente Código, que
Qualquer modificação do Código requer a aprovação do Comité de Direção da Empresa. Do mesmo modo, serão tidas em conta as sugestões e propostas apresentadas pelos empregados e colaboradores e os compromissos assumidos pela Empresa em matéria de responsabilidade social e de boa governação.
Quaisquer dúvidas que possam surgir sobre a interpretação do Código e a sua aplicação devem ser remetidas para o superior hierárquico imediato. Se as circunstâncias o exigirem, pode recorrer-se ao CCO.
Qualquer indício de irregularidade ou incumprimento das regras do Código deve ser comunicado ao superior hierárquico imediato. Este último deverá contactar o Comité de Direção da empresa, que tomará as medidas que considerar adequadas.
É garantida a confidencialidade das informações prestadas e a identidade do informador. Em qualquer caso, a Empresa compromete-se a não exercer qualquer represália direta ou indireta contra os profissionais que tenham comunicado uma alegada irregularidade.
Quando o Comité de Direção determinar que um profissional da Empresa se envolveu em actividades contrárias às disposições do Código de Ética e Conduta, serão aplicadas medidas disciplinares adequadas, de acordo com a gravidade da conduta infringida e em conformidade com os regulamentos aplicáveis.
O não cumprimento de qualquer regra por parte de um funcionário pode constituir motivo para uma ação disciplinar, que pode ir até à rescisão do contrato de trabalho.
A Empresa estabeleceu canais formais, para que todos os empregados ou colaboradores possam:
Para garantir uma cultura de conformidade e transparência, a Empresa reconhece a importância de estabelecer canais de comunicação e de denúncia eficazes para que os funcionários e colaboradores possam levantar dúvidas e comunicar possíveis violações do Código de Ética e Conduta.
A este respeito, os empregados ou colaboradores são livres e têm o dever de colocar questões relativas à interpretação ou aplicação do Código de Ética e de Conduta ao seu superior hierárquico. No caso de a questão exigir uma atenção especializada ou um nível de autoridade superior, podem também dirigir-se ao CCO, que é designado para supervisionar o cumprimento das políticas éticas e legais da empresa.
Além disso, se um colaborador detetar uma possível violação do Código de Ética e Conduta, é encorajado a comunicá-la imediatamente. Isto pode ser feito diretamente ao seu superior hierárquico, ao CCO ou através do canal de denúncias da Empresa. Este canal de denúncias proporciona um canal confidencial e seguro para comunicar irregularidades éticas ou má conduta, garantindo a proteção do denunciante e a investigação e resposta adequadas por parte da empresa.
Ao estabelecer estes canais de comunicação e informação, a Empresa reafirma o seu compromisso com a transparência, a responsabilidade e o respeito por todos os seus funcionários e parceiros. Estes mecanismos não só nos permitem abordar rapidamente potenciais questões éticas, como também promovem uma cultura de confiança e colaboração em toda a organização.
| Versão nº. | Data | Editora | Aprovado por: | Descrição da alteração |
| 1.0 | 31/05/20204 | Assuntos Jurídicos e de Conformidade | Diretor Jurídico e de Conformidade | Versão inicial |
* Em Madrid e Barcelona.
